B2B Weihnachtspost: Wie Sie richtig grüssen und erfolgreich schenken

Die Adventszeit ist angebrochen, Weihnachten scheint zum Greifen nah und das Jahr 2012 neigt sich seinem Ende entgegen. Ein perfekter Zeitpunkt also, sich mit Grüssen zum Jahresende bei Kunden und Geschäftspartnern für die gute Zusammenarbeit zu bedanken oder auf Eis gelegte Kontakte mit ein paar netten Zeilen aufzufrischen. Wie verhalten Sie sich bei Geschenken angemessen? Was sollten Sie beachten, wenn die Weihnachtspost und Präsente ins Ausland gehen? Lesen Sie hier unsere Tipps.

WEIHNACHTSPOST

Übermitteln Sie Ihre Wünsche per Post.

Auch wenn der Dezember stressiger ist als alle anderen Monate im Jahr: Senden Sie keine Grüsse per E-Mail oder Fax. Eine klassische, von Hand unterzeichnete Weihnachtskarte zeigt, dass Sie sich Zeit und Musse für Ihre Kunden und Geschäftspaertner nehmen.

Schreiben Sie persönlich und leserlich mit einem Füller.

Wenn möglich, schreiben Sie Ihre Grüsse per Hand mit einem Füller. Vorgedruckte Karten werden akzeptiert, wenn sie handschriftlich unterschrieben und durch persönliche Anrede und Worte ergänzt werden. Ist der Empfängerkreis sehr gross, sind jedoch gedruckte Weihnachtsgrüsse besser als gar keine.

Das Kartenmotiv ist Geschmackssache.

Je ausgefallener desto besser? Nicht unbedingt. Was witzig und was kitschig ist, wird sehr individuell entschieden. Legen Sie Ihrer Post lieber eine Kleinigkeit dazu wie z.B. Strohsterne oder einen Beutel Glühfix.

Planen Sie den Versand auf Mitte Dezember.

Wenn Sie Ihre Post rechtzeitig absenden, geben Sie dem Empfänger die Möglichkeit, die Weihnachtsgrüße zu erwidern. Möglicherweise gehen Ihre Geschäftspartner auch etwas früher in die Ferien und können Ihre Post noch vor den Festtagen lesen.

Wenn es zeitlich knapp wird, versenden Sie Neujahrsgrüsse.

Auch gute Wünsche zum neuen Jahr haben ihre Vorteile: 1. Ihre Post erreicht den Empfänger, wenn wieder Luft im Briefkasten und der Stress auf Weihnachten hin vorüber ist. Dann können Sie sich der vollen Aufmerksamkeit sicher sein. 2. Sie müssen auf Grüsse nicht verzichten, wenn Sie die Vorbereitungen für die Weihnachtspost versäumt haben. Denken Sie aber daran, dass Neujahrsgrüsse nur bis zum 15. Januar üblich sind.

Was ist zu beachten bei internationaler Weihnachtspost?

Damit Sie nicht ins kulturelle Fettnäpfchen treten, beweisen Sie Fingerspitzengefühl und informieren Sie sich im Vorhinein genau, ob, wann und wie Ihre Geschäftspartner in anderen Kulturkreisen Weihnachten feiern. Denn Weihnachten ist ein tief in der christlichen Religion verwurzeltes Fest und in vielen anderen Kulturen fremd.

• USA: Obwohl hier Weihnachten gefeiert wird, vereint das Land viele Religionsgemeinschaften. Senden Sie daher anstelle von „Merry Christmas“ lieber „Seasonal Greetings“.
• Russland: Schicken Sie Ihre Grüsse besser zum Neujahr mit guten Wünschen für das neue Jahr.
• Asien: Beweisen Sie interkulturelle Senibilität und versenden Sie Grüsse zum Neujahrsfest an Ihre Geschäftspartner nach Asien. In China, Korea, Mongolei, Okinawa, Taiwan und Vietnam wird das Neujahrsfest 2013 (Jahr der Schlange) zwischen dem 10. und 24. Februar mit der gesamten Familie gefeiert.
• Arabische Länder und Vereinigte Arabische Emirate: Es wäre ein unverzeihlicher Fauxpas, an Ihre islamisch gläubigen Kontakten religiöse Wünsche aus dem Christentum zu versenden. Auch hier versenden Sie lieber Neujahrsgrüsse zum 1. Januar.

PRÄSENTE

Geschenke sind ein Ausdruck der Wertschätzung. Sie sollten beiden Seiten – Schenker und Beschenktem- Freude bereiten. Wählen Sie daher Ihre Geschenke sorgfältig aus. Damit stärken Sie Ihre Geschäftsbeziehungen und bringen die Beschenkten nicht in Verlegenheit.

Darf man schenken und was dürfen Geschenke kosten?

Grundsätzlich sind Geschenke erlaubt. Der Umgang mit Geschenken unterliegt in manchen Unternehmen und Behörden strengen Reglements, um den Vorwurf der Bestechlichkeit zu vermeiden. Wenn Sie sich nicht sicher sind, genügt ein Anruf vorab. Fragen Sie, ob Geschenke in der Firma erlaubt sind. In Deutschland beispielsweise sind Geschenke bis 35 Euro steuerlich absetzbar und dürfen bedenkenlos angenommen werden.

Was sie schenken können?

Auch wenn die Versuchung gross ist: Verschenken Sie keine Werbepräsente mit Ihrem Logo. Die Geschenke dürfen weiterhin nicht zu persönlich sein wie z.B. Parfums.

In die Auswahl der Geschenke fliessen im Idealfall die Beziehung zum Beschenkten, dessen Position und persönliche Interessen ein.

Empfohlen werden:

• 50 bis 80 Euro / 60 bis 100 SFR auf Geschäftsführerebene
• 25 bis 35 Euro / 30 bis 40 SFR auf Managerebene
• 10 bis 20 Euro / 12 bis 25 SFR auf Projektebene

Unbedingt sind auch in der Geschenkauswahl die kulturellen Gepflogenheiten und die Geschenkekultur bei internationalen Geschäftskunden zu bedenken.

Was kommt international gut an?

Schweizer Schokolade ist international bekannt für ihre hervorragende Qualität und wird als Präsent sehr gern angenommen. Achten Sie darauf, dass die Schokolade nicht mit Alkohol gefüllt ist und werfen Sie besser einen Blick auf die Einfuhrbestimmungen der Länder.

Gute Weine und edle Weinbrände sind in Westeuropa und auf dem Balkan ein wunderbares Geschenk, in arabischen Ländern und den USA beispielsweise absolut unangebracht. In Asien muss man bei Präsenten für Geschäftspartner strikt auf die Firmenhierarchien achten. Das grösste Geschenk geht an den Geschäftsführer. Die Chinesen besitzen eine ausgeprägte Schenkkultur als Ausdruck guter Geschäftsbeziehungen. Krawatten für den Mann sind hier eine gute Idee, die - wie alle Geschenke - zwingend eingepackt sein müssen. Dafür nehmen Sie am besten rotes oder gelbes Geschenkpapier, niemals weisses, schwarzes oder blaues. Präsente, die etwas über Ihre Heimat aussagen, sind ebenso gern gesehen.

Die Menschen in Russland legen Wert auf Markenartikel. Russische Frauen mögen Süssigkeiten, wertvolle Tücher und Schals, lehnen Dekorationsartikel jedoch ab. Ebenfalls gelten unter russischen Geschäftspartnern spitze Gegenstände wie Messer, Scheren, Korkenzieher als heikel. Denn diese werden leicht mit Feindschaft und Auseinandersetzung assoziiert. Beachten Sie, dass in muslimische Länder kein Wein geschickt werden darf.

Wie Sie verschenken und verschicken sollten

Versenden Sie Präsente nicht an Privatadressen, sondern an die Firmenadresse mit Nennung des Namen des Empfängers. Geht das Präsent an einen Kontakt ins Ausland, sind die Zollbestimmungen einzuhalten. Die Sendung muss an eine bestimmte Person im Unternehmen adressiert sein, die Art der Sendung und der Warenwert müssen ausgewiesen sein. Der Vermerk „Geschenk“ reicht als Bezeichnung nicht aus, muss auf der Rechnung für den Zoll jedoch auf jeden Fall erscheinen.

Wichtig: Kosten, die durch die Einfuhr in ein Land entstehen, müssen vom Empfänger bei Annahme der Ware beglichen werden. Das sollten Sie durch genaue Zoll-Deklaration unbedingt vermeiden. Auf Nummer sicher gehen Sie, wenn auf Ihrem Paket „Incoterm DDP“ (delivered duty paid) vermerkt ist. Für die USA gelten besondere Einfuhrbestimmungen. Der Versand von Lebensmitteln ist nur zulässig, wenn eine Importlizenz der FDA (Food and Drug Administration) vorliegt. Alkoholische Getränke bedürfen gründsätzlich einer „Liquor Licence“, Versenden Sie Weine, muss ein Ursprungszeugnis beigelegt werden. Weitere Informationen dazu unter: www.fda.gov