Deutschland geht mit grossen Schritten in die digitale Zukunft! Ab Januar 2025 wird das E-Invoicing für B2B- und B2G-Transaktionen verpflichtend – ein zentraler Bestandteil des Wachstumschancengesetzes. Auch in der Schweiz gelten ähnliche Vorschriften, die für bestimmte Transaktionen, wie beispielsweise Lieferungen an den Bund, die Nutzung von E-Rechnungen vorschreiben.
Dieser Umstieg auf E-Invoicing bietet zahlreiche Vorteile: Er verschlankt Geschäftsprozesse, reduziert den Verwaltungsaufwand und erhöht die Steuerkonformität. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie sich mit Odoo als ERP-System optimal auf diese neuen Vorschriften vorbereiten können.
Obwohl unser Fokus auf den Regelungen in Deutschland liegt, sind diese Themen auch für Unternehmen in der Schweiz und anderen Ländern relevant, die ihre Geschäftsprozesse digitalisieren und E-Rechnungen einführen möchten.
E-Invoicing-Pflicht: Wer muss sich daran halten?
Die E-Invoicing-Pflicht betrifft nicht alle Unternehmen. Im Folgenden erfahren Sie, wer genau betroffen ist:
B2B-Transaktionen mit deutschem Bezug: Die Pflicht zur Ausstellung von E-Invoices gilt für B2B-Transaktionen, bei denen der Lieferant in Deutschland ansässig ist und die gelieferten Waren oder Dienstleistungen der deutschen Umsatzsteuer unterliegen. Das bedeutet, dass jedes Unternehmen, das innerhalb Deutschlands Waren oder Dienstleistungen anbietet, der E-Invoicing-Pflicht nachkommen muss. Diese Regelung soll Steuerprozesse effizienter gestalten und die Einhaltung erleichtern, sodass die deutschen Finanzbehörden Geschäftsvorgänge einfacher nachverfolgen und überprüfen können.
Schrittweise Einführung: Die E-Invoicing-Pflicht wird abhängig von der Unternehmensgrösse und dem Umsatz stufenweise eingeführt. Grössere Unternehmen müssen zuerst auf E-Invoices umstellen, gefolgt von mittelständischen und kleinen Betrieben. Diese schrittweise Einführung stellt sicher, dass Unternehmen genügend Zeit haben, ihre Systeme anzupassen und sich auf die neuen Anforderungen vorzubereiten, was den Übergang zu E-Invoicing reibungsloser gestaltet.
Spezielle E-Invoice-Formate: Die Vorschriften erfordern die Nutzung bestimmter Formate wie XRechnung und ZUGFeRD, um eine einheitliche Datenkompatibilität und Standardisierung zu gewährleisten. Diese Formate sind darauf ausgelegt, den Austausch von Rechnungsinformationen zwischen unterschiedlichen Systemen und Beteiligten zu erleichtern, was die Effizienz steigert und Fehler minimiert. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Rechnungsstellungssysteme in der Lage sind, diese Formate zu erstellen und zu verarbeiten, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen.
Inländische und grenzüberschreitende Transaktionen: Die E-Invoicing-Pflicht betrifft sowohl inländische Transaktionen zwischen deutschen Unternehmen als auch grenzüberschreitende Geschäfte mit ausländischen Unternehmen, die in Deutschland tätig sind. Für inländische Transaktionen bedeutet dies, dass jede Rechnungsstellung zwischen in Deutschland registrierten Unternehmen elektronisch erfolgen muss. Bei grenzüberschreitenden Geschäften müssen auch ausländische Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen an deutsche Unternehmen liefern, E-Invoices ausstellen, sofern die Transaktionen in Deutschland steuerpflichtig sind. Dieser umfassende Ansatz sorgt dafür, dass die Vorteile von E-Invoicing, wie reduzierte Verwaltungslasten und verbesserte Steuerkonformität, auf alle relevanten Geschäftsbeziehungen im In- und Ausland angewendet werden.
Ausnahmen von der E-Invoicing-Pflicht
Auch bei der E-Invoicing-Pflicht gibt es Ausnahmen, die bestimmte Branchen oder Transaktionsarten betreffen. Diese Ausnahmen basieren häufig auf der Art des Geschäfts, der angebotenen Waren oder Dienstleistungen oder speziellen regulatorischen Vorgaben. Es ist wichtig, dass Unternehmen überprüfen, ob solche Ausnahmen für sie gelten, um sicherzustellen, dass sie die Vorschriften vollständig einhalten. Zwei wichtige Beispiele sind:
Innergemeinschaftliche Lieferungen:
Bei der innergemeinschaftlichen Lieferung von Waren zwischen Unternehmen mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummern innerhalb der EU entfällt die Pflicht zur E-Rechnung. Diese Ausnahme gilt für Transaktionen, bei denen Waren zwischen EU-Mitgliedstaaten transferiert werden, wodurch Unternehmen ihre bisherigen Rechnungsverfahren für diese speziellen Transaktionen beibehalten können.
Vereinfachte Rechnungen:
Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von weniger als 250 € sind ebenfalls von der E-Invoicing-Pflicht ausgenommen. Diese kleineren Rechnungen können weiterhin in Papierform oder einem unstrukturierten elektronischen Format ausgestellt werden. Dies bietet mehr Flexibilität bei Kleinbetragsgeschäften und reduziert den administrativen Aufwand.
Fristen und Übergangsphasen zur Einführung von E-Invoicing in Deutschland
Schrittweise Einführung von E-Invoicing
Um einen reibungslosen Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung sicherzustellen, hat Deutschland spezifische Fristen und Übergangsphasen festgelegt:
Ab dem 1. Januar 2025:
Alle deutschen Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. In dieser Phase dürfen Unternehmen weiterhin Papier- oder andere elektronische Rechnungsformate neben E-Rechnungen verwenden, sofern der Empfänger dem Format ausdrücklich zustimmt. Ziel dieser Phase ist es, Unternehmen mit den E-Invoicing-Systemen vertraut zu machen und ihnen ausreichend Zeit zu geben, ihre Prozesse entsprechend anzupassen.
Ab dem 1. Januar 2027:
Unternehmen mit einem jährlichen Umsatz von mehr als 800.000 € müssen Rechnungen ausschliesslich in elektronischer Form ausstellen. Diese Regelung betrifft zunächst grössere Unternehmen, die aufgrund ihrer Ressourcen eine Vorreiterrolle bei der Einführung von E-Invoicing einnehmen sollen. In dieser Phase wird sichergestellt, dass hochvolumige Transaktionen effizient abgewickelt werden, und es wird ein Standard für kleinere Unternehmen gesetzt.
Ab dem 1. Januar 2028:
Ab diesem Zeitpunkt wird die elektronische Rechnungsstellung für alle deutschen Unternehmen verpflichtend, unabhängig von ihrer Grösse oder ihrem Umsatz. Zu diesem Zeitpunkt müssen alle Rechnungen in elektronischer Form ausgestellt werden, was den vollständigen Übergang zu einem digitalen Rechnungssystem in Deutschland markiert. Diese letzte Phase soll die digitale Transformation der Rechnungspraktiken abschliessen und bringt die Vorteile von Effizienz, Genauigkeit und Compliance für alle Unternehmen mit sich.
Einführung von E-Invoicing mit Odoo: Wichtige Überlegungen und Vorteile
Mit der Einführung einer ERP-Lösung wie Odoo können sich Unternehmen nicht nur optimal auf die bevorstehende E-Invoicing-Pflicht in Deutschland vorbereiten, sondern auch von einer gesteigerten Effizienz und einem reduzierten Verwaltungsaufwand profitieren. Odoos umfangreiche Funktionen vereinfachen den gesamten Rechnungsprozess – von der Erstellung bis zur Archivierung – und machen es zur idealen Wahl für Unternehmen, die auf E-Invoicing umstellen möchten.
Wichtige Überlegungen bei der Auswahl der besten ERP-Lösung für E-Invoicing
Formatkonformität
Die E-Invoicing-Vorschriften in Deutschland erfordern spezifische Formate wie XRechnung und ZUGFeRD, um Datenkompatibilität und Standardisierung sicherzustellen. Odoo kann so konfiguriert werden, dass es Rechnungen in diesen vorgeschriebenen strukturierten elektronischen Formaten erstellt. Diese Funktion gewährleistet, dass alle Rechnungen den gesetzlichen Standards entsprechen und nahtlos in die Systeme der Empfänger integriert werden können, wodurch die Einhaltung der regulatorischen Anforderungen erleichtert wird.
Automatisierte Verarbeitung
Odoo kann den Rechnungsstellungsprozess erheblich verbessern, indem es die Erstellung, Validierung, den Versand und den Empfang von elektronischen Rechnungen automatisiert. Die Automatisierung rationalisiert den gesamten Prozess, reduziert manuelle Fehler, beschleunigt Transaktionszeiten und stellt sicher, dass Rechnungen konsistent formatiert und rechtskonform sind. Dies führt zu einer höheren Effizienz und ermöglicht es Unternehmen, sich auf ihre Kernaktivitäten zu konzentrieren, anstatt auf administrative Aufgaben.
Integration
Odoo lässt sich problemlos in verschiedene E-Invoicing-Plattformen und staatliche Portale integrieren, um den reibungslosen Versand und Empfang elektronischer Rechnungen zu gewährleisten. Als zertifizierter Peppol-Zugangspunkt kann Odoo direkt mit dem Peppol-Netzwerk verbunden werden, ohne dass ein zwischengeschalteter Dienst erforderlich ist. Diese direkte Verbindung ermöglicht den effizienten und sicheren Versand sowie den Empfang von E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk, was den Prozess für Unternehmen vereinfacht. Peppol ist eine von vier verfügbaren Optionen zur Übermittlung von E-Rechnungen an Kunden, die an staatliche Rechnungsportale wie ZRE und OZG-RE angeschlossen sind.
Datenmanagement
Ein effektives Datenmanagement ist für die Einhaltung der E-Invoicing-Vorschriften entscheidend. Die deutschen Vorschriften verlangen eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für Rechnungen, beginnend mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt oder geliefert wurde. Odoo hilft dabei, Rechnungsdaten sicher zu verwalten und zu speichern, sodass alle Unterlagen für den erforderlichen Zeitraum aufbewahrt und bei Prüfungen oder zur Einhaltung von Vorschriften leicht zugänglich sind. Diese sichere Datenverwaltungsfunktion stellt sicher, dass Unternehmen die Aufbewahrungspflichten nach der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB) erfüllen.
Berichterstellung
Odoo kann umfassende Berichte erstellen, um die Einhaltung der E-Invoicing-Vorschriften zu überwachen und notwendige Daten für Prüfungen bereitzustellen. Diese Berichte bieten Einblicke in die Rechnungsaktivitäten und ermöglichen es Unternehmen, ihren Compliance-Status zu überprüfen, etwaige Probleme frühzeitig zu erkennen und genaue Aufzeichnungen für regulatorische Zwecke zu führen. Diese Funktion ist unerlässlich, um Transparenz und Verantwortlichkeit in den Finanzprozessen sicherzustellen.
Skalierbarkeit
Da sich die Anforderungen an die E-Rechnungsstellung weiterentwickeln, benötigen Unternehmen eine flexible Lösung, die sich an regulatorische Änderungen anpassen kann. Odoo ist darauf ausgelegt, skalierbar zu sein, und kann aktualisiert werden, um neue E-Invoicing-Vorschriften und Standards zu berücksichtigen. Diese Anpassungsfähigkeit stellt sicher, dass Unternehmen auch bei den neuesten Anforderungen konform bleiben, ohne erhebliche Unterbrechungen in ihren Abläufen zu erfahren.
Durch die Berücksichtigung dieser Schlüsselfaktoren können Unternehmen Odoo-Apps nutzen, um die E-Rechnung erfolgreich einzuführen, die Einhaltung der deutschen Vorschriften sicherzustellen und gleichzeitig von einer höheren Effizienz, einem reduzierten Verwaltungsaufwand und einem verbesserten Datenmanagement zu profitieren.
W4 Odoo Services: Ihr Partner für eine erfolgreiche E-Invoicing-Umstellung mit Odoo
Der Umstieg auf elektronische Rechnungsstellung ist für viele Unternehmen ein entscheidender Schritt. Um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig die Vorteile des E-Invoicing voll auszuschöpfen, ist eine zuverlässige Softwarelösung unverzichtbar.
Bei W4 begleiten wir Sie als vertrauenswürdiger Partner auf Ihrem Weg zur erfolgreichen Implementierung von Odoo. Mit unserer umfassenden Erfahrung und Expertise in Odoo und E-Invoicing stehen wir Ihnen in jeder Phase des Prozesses zur Seite:
Beratung: Wir analysieren Ihre individuellen Anforderungen und beraten Sie bei der Auswahl der passenden Odoo-Apps und -Module für E-Invoicing und verwandte Prozesse.
Implementierung: Unsere erfahrenen Odoo-Spezialisten kümmern sich um die gesamte Odoo-Entwicklung, Einrichtung und Konfiguration, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen.
Schulung: Wir bieten Ihnen und Ihrem Team gezielte Schulungen an, damit Sie Odoo optimal nutzen und von allen Vorteilen profitieren können.
Support: Auch nach der Implementierung sind wir mit unserem kompetenten Support-Team an Ihrer Seite, um den langfristigen Erfolg sicherzustellen.
Kontaktieren Sie uns noch heute für eine unverbindliche Beratung und erfahren Sie, wie W4 Ihnen helfen kann, den Schritt in die digitale Rechnungsstellung mit Odoo erfolgreich zu meistern!
