Bei grossen Firmenveranstaltungen rauchen meist die Köpfe des Organisationsteams. Nicht nur, dass das Programm ein Highlight sein soll, welches minutiös perfekt eingetaktet und wasserdicht auf alle Eventualitäten hin gesichert sein muss. Auch die Kommunikation vor, während und nach der Veranstaltung soll möglichst einen hohen Rücklauf bei den Anmeldungen erzeugen und die Besucher kommunikativ erstklassig begleiten.
Je nachdem, ob Sie zu Messen, Festen, Jubiläen oder Informationsveranstaltungen einladen, wählen Sie eine bestimmte Ansprache. Die Abläufe der Kommunikation folgen allerdings meistens einem festen Muster.
Dank einiger Marketing Automationslösungen können Sie Kunden und Interessenten anschreiben, einladen, informieren und die Anmeldung direkt im System abwickeln, ohne Dopplungen zu erzeugen.
Die Eventkommunikation besteht klassisch aus diesen Komponenten:
Einige Marketing Automation Tools entpuppen sich als wahre Alleskönner. Da in den Systemen alle Kundendaten verwaltet und in Echtzeit synchronisiert werden, können sie alle Mailings logisch in einem Workflow verknüpfen. Bereits angemeldete Teilnehmer werden automatisch aus der Empfängerliste für die 2. Einladungsrunde genommen. Teilnehmer, die sich nach dem ersten Mailing bereits abgemeldet haben, werden kein zweites Mailing erhalten usw.
Ausserdem vermerkt das System wie sonst auch, welche Personen die zum Download angebotenen Daten geklickt haben – ein Ansatzpunkt für konkrete Verkaufsgespräche (Leads) ist somit eindeutig gegeben.
Bei einer guten Vorbereitung kann die Nutzung von Marketing Automationssystemen für Events nicht nur einiges an Zeit sparen und Professionalität in der Kommunikation schaffen, sondern Kundenbindung und Verkauf wie gewünscht pushen.