Marketing- und Vertriebsteams müssen nicht nur eine stetig wachsende Anzahl von Leads und Kunden betreuen, sondern auch ihre Prozesse optimieren, um effizienter zu arbeiten und bessere Ergebnisse zu erzielen. Manuelle, repetitive Aufgaben verschlingen wertvolle Zeit und Ressourcen, führen zu Ineffizienzen und können die Konzentration auf strategische Initiativen behindern. Kommt Ihnen das bekannt vor? Viele Unternehmen, die nach Lösungen für diese Pain Points suchen, erkennen, dass der Schlüssel zu mehr Produktivität und Wachstum in der Workflow-Automatisierung liegt.
Dieser Artikel beleuchtet, was Workflow-Automatisierung im Kontext von Marketing und Vertrieb bedeutet, welche Vorteile sie bietet und für welche Unternehmen sie besonders relevant ist. Im Fokus steht dabei die leistungsstarke Plattform HubSpot und wie sie Unternehmen dabei unterstützt, ihre Prozesse zu automatisieren und so ihr volles Potenzial auszuschöpfen.
Workflow-Automatisierung bezeichnet den Einsatz von Software, um wiederkehrende Abläufe, Aufgaben und Datenflüsse in Unternehmen automatisch zu steuern basierend auf vordefinierten Regeln, Triggern und Bedingungen. Ziel ist es, manuelle Prozesse zu reduzieren, Fehler zu vermeiden und effizienter zu arbeiten.
Ein Workflow ist mehr als nur ein Arbeitsablauf: Er beschreibt eine strukturierte Abfolge von Prozessen, Aufgaben, Systemaktionen und Interaktionen zwischen Menschen, Teams oder Systemen, die gemeinsam auf ein konkretes Geschäftsziel hinarbeiten. Workflows können dabei einfach (z. B. eine E-Mail nach Formularausfüllung) oder komplex (z. B. mehrstufiges Lead-Scoring mit Übergabe an den Vertrieb) sein.
Wenn ein Kontakt ein Whitepaper herunterlädt (Trigger),
und das Feld „Branche“ ist „IT“ (Bedingung),
dann sende eine personalisierte E-Mail-Serie und benachrichtige den zuständigen Vertriebler (Aktion).
Technisch basiert Workflow-Automatisierung auf regelbasierter Logik („Wenn X, dann Y“) und kann sowohl statische als auch dynamische Workflows abbilden, abhängig von Nutzerverhalten, Daten oder externen Signalen. In modernen Systemen wie HubSpot ist diese Logik zentraler Bestandteil der Marketing-Automatisierung, des Lead-Nurturing, der Segmentierung und der Steuerung der Sales Pipeline.
Die zugrundeliegenden Komponenten sind:
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Begriff |
Bedeutung |
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Aufgabe |
Einzelne Tätigkeit (z. B. E-Mail senden) |
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Prozess |
Logisch verbundene Aufgaben mit Ziel (z. B. Angebotsversand) |
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Workflow |
Übergeordneter Ablauf, der Personen, Systeme und Datenflüsse integriert |
Workflow-Automatisierung ist damit ein zentraler Bestandteil der Prozessautomatisierung und wird oft mit Robotic Process Automation (RPA) verwechselt, unterscheidet sich aber deutlich, da sie stärker auf Ablauf-Logik und CRM-Integration ausgerichtet ist (mehr dazu im nächsten Abschnitt).
Workflow-Automatisierung und Robotic Process Automation (RPA) verfolgen beide das Ziel, manuelle Aufgaben zu reduzieren, unterscheiden sich aber deutlich im Fokus.
Kurz gesagt:
Workflow-Automatisierung bildet strukturierte Prozesse über Systeme hinweg ab,
RPA ersetzt manuelle Klicks innerhalb einzelner Anwendungen.
Workflows lassen sich grob in zwei Typen unterteilen: statische und dynamische Workflows.
Statische Workflows folgen einem fest definierten Ablauf ohne Anpassung an veränderte Bedingungen. Jeder Kontakt oder Prozess durchläuft denselben Pfad, unabhängig von Verhalten, Kontext oder Daten.
Beispiel: Jeder neue Lead erhält dieselbe E-Mail-Serie, unabhängig von Branche oder Interaktion.
Diese Form eignet sich gut für einfach strukturierte Prozesse, z. B. Bestellbestätigungen, Reminder oder Onboarding-Abfolgen.
Dynamische Workflows sind reaktionsfähig und kontextabhängig. Sie passen sich basierend auf Triggern, Benutzereingaben oder CRM-Daten an. In Tools wie HubSpot Workflows lassen sich Bedingungen einbauen, die den Verlauf individuell steuern.
Beispiel: Ein Lead, der eine bestimmte Seite besucht und dem IT-Sektor zugeordnet ist, erhält gezielt eine thematisch passende Kampagne.
Dynamische Workflows sind flexibler, aber auch komplexer in der Erstellung, dafür bieten sie mehr Personalisierung, bessere Konversionsraten und lassen sich skalieren.
Die Einführung von Workflow-Automatisierung im Marketing und Vertrieb schafft messbare Mehrwerte entlang der gesamten Customer Journey. Durch die Automatisierung von regelbasierten Prozessen, die in einem CRM-System wie HubSpot zentral gesteuert werden, lassen sich nicht nur Ressourcen sparen, sondern auch Kundenerlebnisse gezielt verbessern.
Routineaufgaben wie E-Mail-Versand, Datenpflege oder Statusaktualisierungen lassen sich durch automatisierte Workflows effizient abbilden. So reduzieren Sie manuelle Aufwände, beschleunigen Prozesse und schaffen Freiräume für strategische Aufgaben wie Kampagnenentwicklung, Content Creation oder Marktanalysen.
Automatisierte Prozesse helfen, Leads systematisch zu identifizieren, zu qualifizieren und entlang der Sales Pipeline zu begleiten. Durch die Integration von Lead-Scoring, personalisierten E-Mail-Strecken und intelligentem Content-Mapping entstehen massgeschneiderte Kommunikationswege, ohne manuellen Aufwand.
Beispiel:
Ein neuer Website-Besucher füllt ein Formular aus → HubSpot erstellt automatisch einen neuen Kontakt → Der Kontakt erhält eine auf seine Interessen abgestimmte E-Mail-Serie → Der Vertrieb wird informiert, sobald ein bestimmter Score erreicht ist.
Automatisierte Follow-ups, Benachrichtigungen und Segmentierungen sorgen dafür, dass Interessenten und Bestandskunden zum richtigen Zeitpunkt mit relevanten Informationen versorgt werden, ganz ohne Lücken im Kommunikationsfluss. Das stärkt Vertrauen, Bindung und langfristige Kundenbeziehungen.
Durch standardisierte Abläufe werden Daten automatisch aktualisiert, validiert und korrekt weiterverarbeitet. Fehlerquellen wie doppelte Einträge, vergessene Nachfassaktionen oder unvollständige Profile werden durch klare Regelwerke reduziert, was nicht nur Zeit, sondern auch Nerven spart.
Automatisierte Übergabepunkte, interne Benachrichtigungen und zentralisierte CRM-Daten fördern eine reibungslose Abstimmung zwischen Marketing und Sales. Leads werden automatisch zugewiesen, sobald sie bestimmte Kriterien erfüllen, die manuelle Abstimmung entfällt. So entsteht Transparenz, klare Verantwortlichkeit und ein durchgängiger Vertriebsprozess.
Ob 10 oder 10.000 Kontakte, automatisierte Workflows laufen unabhängig vom Volumen zuverlässig ab. Das ermöglicht es Unternehmen, ihre Aktivitäten in Marketing und Vertrieb zu skalieren, ohne zusätzliche Ressourcen binden zu müssen. Ideal für schnell wachsende Unternehmen oder saisonal stark schwankende Märkte.
Mit Systemen wie HubSpot lassen sich alle automatisierten Aktionen tracken, analysieren und optimieren, von Öffnungsraten über Conversion-Daten bis hin zu Deal-Zyklen. Das schafft eine fundierte Entscheidungsbasis, um Kampagnen datengetrieben weiterzuentwickeln.
Workflow-Automatisierung ist ein vielseitiges Werkzeug, das Unternehmen jeder Grösse und Branche dabei unterstützt, effizienter zu arbeiten und ihre Ziele schneller zu erreichen. Hier sind einige Beispiele dafür, welche Arten von Unternehmen und Teams besonders von der Automatisierung ihrer Workflows profitieren können:
Die Möglichkeiten der Workflow-Automatisierung mit Tools wie HubSpot sind vielfältig, insbesondere in Marketing und Vertrieb, wo zahlreiche regelbasierte Prozesse digital abgebildet werden können. Hier sind praxisnahe Beispiele, wie automatisierte Workflows, Trigger, Aktionen und Segmentierungen den Arbeitsalltag erleichtern und die Sales Pipeline aktiv unterstützen.
Trigger: Formularausfüllung auf Landingpage
Aktion: Kontakt wird automatisch einem personalisierten E-Mail-Workflow zugewiesen (z. B. Willkommensserie, thematische Inhalte, Demo-Angebot)
Trigger: Besuch von Produktseite + Download Whitepaper
Aktion: Lead erhält Punkte im Lead-Scoring-Modell, ab bestimmtem Schwellenwert wird er an das Vertriebsteam übergeben
Trigger: Kontakt klickt in E-Mail A, aber nicht in E-Mail B
Aktion: Verschiebung in alternative Kampagne mit angepasstem Content
Trigger: Anmeldung im Footer
Aktion: Automatisierter E-Mail-Versand mit Bestätigungslink → Nach Klick: Begrüssung + Tagging für weitere Segmentierung
Trigger: Keine Interaktion seit 90 Tagen
Aktion: Versand einer speziellen Kampagne mit Incentive + Follow-up, je nach Öffnung
Trigger: Lead erreicht „Marketing Qualified Lead“ (MQL)
Aktion: Aufgabe für Vertriebsmitarbeiter wird erstellt + interne Benachrichtigung via HubSpot
Trigger: Geplanter Termin mit Kunde
Aktion: Automatisierte Erinnerungs-Mail einen Tag vor dem Gespräch + Follow-up-E-Mail nach dem Termin
Trigger: Deal-Phase „Angebot erstellt“
Aktion: Sendevorlage mit Angebots-PDF + automatische Nachfassaufgabe nach 3 Tagen, falls keine Reaktion
Trigger: Kauf eines Produkts A
Aktion: Automatisierte Mail mit Ergänzungsprodukt B + Angebotslink + Tracking zur Reaktion
Trigger: Kein Fortschritt in Deal-Phase seit 14 Tagen
Aktion: Benachrichtigung an Sales + Eskalations-Mail an Teamlead bei weiteren 7 Tagen ohne Update
Tipp: Diese Workflows lassen sich in HubSpot per Drag-and-Drop im Workflow Builder umsetzen, basierend auf Daten im CRM, Nutzerverhalten, Formularen oder Lifecycle-Stages.
HubSpot bietet Unternehmen eine leistungsstarke Plattform, um Marketing- und Vertriebsprozesse ganzheitlich zu automatisieren. Im Zentrum steht dabei der visuelle Workflow-Builder, mit dem sich Prozesse auf Basis von Triggern, Bedingungen und Aktionen flexibel modellieren lassen.
Beispielsweise lassen sich Leads automatisch qualifizieren, personalisierte E-Mail-Strecken starten oder interne Aufgaben und Benachrichtigungen auslösen, direkt verknüpft mit dem integrierten CRM-System und allen Marketingfunktionen.
Während Tools wie Zapier vorrangig einzelne Aktionen zwischen Systemen verbinden, ermöglicht HubSpot die durchgängige Automatisierung komplexer Vertriebs- und Marketingprozesse, inklusive Lead-Scoring, E-Mail-Automation und Deal-Tracking im selben System.
Die erfolgreiche Einführung eines automatisierten Workflows beginnt mit einer präzisen Zieldefinition und einer sorgfältigen Planung. Damit die Automatisierung nicht nur technisch funktioniert, sondern auch einen nachhaltigen Mehrwert im Marketing und Vertrieb liefert, empfiehlt sich ein strukturiertes Vorgehen entlang folgender Schritte:
Am Anfang steht die Frage, welchen konkreten Nutzen der geplante Workflow bringen soll. Mögliche Zielsetzungen sind beispielsweise die Steigerung der Lead-Konversionsrate, die Reduzierung manueller Aufgaben im Vertrieb oder die systematische Pflege inaktiver Kontakte.
Idealerweise werden die Ziele anhand messbarer KPIs formuliert, etwa:
Eine fundierte Analyse der aktuellen Abläufe in Marketing und Vertrieb bildet die Grundlage. Dabei gilt es, repetitive Aufgaben, Medienbrüche und manuelle Übergabepunkte zu identifizieren. Der Austausch mit beteiligten Teams liefert wertvolle Erkenntnisse über typische Stolpersteine und Verbesserungspotenziale.
Auf Basis der Zielsetzung und Prozessanalyse wird der gewünschte Workflow konzipiert. Dabei sind insbesondere folgende Elemente zu berücksichtigen:
Visuelle Darstellungen oder einfache Ablaufdiagramme helfen dabei, komplexere Prozesse strukturiert abzubilden.
Im nächsten Schritt erfolgt die Umsetzung im Workflow-Tool, z. B. im HubSpot Workflow-Builder. Hier werden die zuvor definierten Trigger, Bedingungen und Aktionen systematisch hinterlegt. Dabei können einfache lineare Workflows oder verzweigte, dynamische Abläufe realisiert werden, etwa mit If/Then-Logik, Delay-Funktionen oder dynamischen Listen.
Bevor der Workflow veröffentlicht wird, empfiehlt sich eine umfassende Testphase. Ziel ist es, sämtliche Szenarien durchzuspielen und potenzielle Logikfehler, unerwünschte Schleifen oder doppelte Auslöser zu erkennen. Die Verwendung von Testkontakten ist dabei ebenso hilfreich wie die Prüfung aller E-Mail-Inhalte, Aufgaben und Übergaben im CRM.
Damit der Workflow nachhaltig wirkt, sollten alle betroffenen Teams über Ziel, Ablauf und Auswirkungen informiert sein. Eine kurze Schulung hilft, Verständnis und Akzeptanz zu fördern, insbesondere dann, wenn Benachrichtigungen, neue Aufgaben oder CRM-Aktualisierungen ausgelöst werden.
Auch nach dem Go-live ist der Workflow kein statisches Konstrukt. Über Dashboards und Berichte lassen sich Öffnungsraten, Reaktionen, Konversionspfade und Folgeaktionen beobachten. Diese Daten bilden die Grundlage für gezielte Anpassungen und Optimierungen, sei es durch neue Bedingungen, alternative Inhalte oder eine Verzweigung im Ablauf.
Ein durchdacht geplanter und sauber umgesetzter Workflow spart nicht nur Zeit, sondern schafft messbare Effizienzgewinne in Marketing und Vertrieb, vorausgesetzt, die technische Umsetzung ist eng mit den operativen Anforderungen verzahnt.
Auch mit der richtigen Plattform steht und fällt der Erfolg automatisierter Workflows mit der Planung, Umsetzung und Pflege. In der Praxis begegnen wir häufig denselben Fallstricken, unabhängig von Unternehmensgrösse oder Branche. Im Folgenden finden Sie zentrale Fehlerquellen und Hinweise, wie Sie diese systematisch vermeiden.
Viele Workflows starten ohne klare Zielsetzung. Ohne messbare KPIs (z. B. Konversionsrate, Reaktionszeit, Vertriebsdurchlaufzeit) bleibt unklar, ob der Prozess überhaupt funktioniert oder welchen Beitrag er leistet.
So vermeiden Sie den Fehler:
Definieren Sie zu Beginn konkrete Ziele und Erfolgskennzahlen, idealerweise abgestimmt auf Ihre Marketing- oder Sales-Ziele.
Workflows mit zu vielen Verzweigungen, Abhängigkeiten und Bedingungen werden schnell unübersichtlich und fehleranfällig. Komplexität ersetzt nicht Strategie.
So vermeiden Sie den Fehler:
Beginnen Sie mit einfachen, klar strukturierten Abläufen. Nutzen Sie bei Bedarf mehrere aufeinander abgestimmte Workflows statt eines einzigen Mammutprozesses.
Ein häufiges Problem ist die Verwendung ungenauer Trigger z. B. allgemeine Formular-Einsendungen oder fehlende Lifecycle-Stufen. Das führt zu falschen Auslösern und im schlimmsten Fall zur Kontaktverwirrung.
So vermeiden Sie den Fehler:
Wählen Sie präzise Trigger-Ereignisse, etwa auf Basis von Kontaktverhalten, CRM-Feldern oder Deal-Phasen. Testen Sie die Bedingungen vor dem Livegang.
Nach dem Livegang wird der Workflow nicht weiter beobachtet. Fehler, unnötige Aktionen oder niedrige Konversionsraten bleiben unentdeckt.
So vermeiden Sie den Fehler:
Nutzen Sie die Reporting-Funktion Ihrer Plattform (z. B. HubSpot Analytics), um Öffnungsraten, Fortschritt und Abbruchpunkte regelmässig zu analysieren. Justieren Sie bei Bedarf.
Automatisierungen, die auf unzuverlässigen CRM-Daten beruhen, führen zu falschen Segmentierungen, unsauberen Übergaben oder unpassender Ansprache.
So vermeiden Sie den Fehler:
Setzen Sie auf laufende Datenpflege und etablieren Sie eine Strategie für Data Hygiene z. B. mit Hilfe von Datenvalidierung, Dublettenprüfung und Zuständigkeitsregeln.
Oft sind interne Stakeholder nicht über neue Workflows informiert, was zu Missverständnissen, Überschneidungen oder falsch priorisierten Aufgaben führen kann.
So vermeiden Sie den Fehler:
Dokumentieren Sie alle aktiven Workflows, kommunizieren Sie Änderungen transparent und beziehen Sie relevante Teams frühzeitig ein, besonders Marketing, Vertrieb und IT.
Workflow-Automatisierung ist kein Selbstläufer. Wer typische Fehler früh erkennt und systematisch vorbeugt, schafft die Basis für skalierbare, wirksame Prozesse und profitiert langfristig von höherer Effizienz und besserer Kundenerfahrung.
Wir bei W4 sind stolz darauf, Unternehmen bei der Implementierung effektiver Workflow-Automatisierungslösungen mit HubSpot zu unterstützen. Hier sind zwei Beispiele unserer erfolgreichen Projekte:
Für Pro Mente Sana, die führende Schweizer Organisation für psychische Gesundheit, haben wir eine umfassende Marketing-Automatisierungsstrategie mit HubSpot implementiert. Dies umfasste die Automatisierung von Spendenkampagnen, die Lead-Generierung und das Nurturing von Unterstützern. Die Automatisierung ermöglichte es Pro Mente Sana, ihre Kommunikation zu personalisieren, die Effizienz ihrer Kampagnen zu steigern und wertvolle Ressourcen für ihre Kernaufgaben freizusetzen.
Die Twerenbold Reisen Gruppe, ein führender Schweizer Reiseveranstalter, profitierte ebenfalls von unserer Expertise im Bereich HubSpot Marketing Automation. Wir entwickelten und implementierten automatisierte Workflows für die Segmentierung von Kunden, personalisierte E-Mail-Kampagnen und die Lead-Generierung für verschiedene Reiseangebote. Dies führte zu einer verbesserten Kundenansprache und einer Steigerung der Buchungszahlen.
Die erfolgreiche Einführung von Workflow-Automatisierung erfordert nicht nur die passende Technologie, sondern auch ein tiefes Verständnis für Prozesse, Zielgruppen und Schnittstellen. Als HubSpot-Diamond-Partner begleiten wir Unternehmen dabei, ihre Marketing- und Vertriebsprozesse ganzheitlich zu analysieren, zu strukturieren und mit Hilfe intelligenter Workflows messbar zu verbessern.
Unser Ansatz verbindet technisches Know-how mit strategischer Beratung. Wir entwickeln keine Standardlösungen, sondern passgenaue Automatisierungskonzepte, abgestimmt auf Ihre Systeme, Ihre Teams und Ihre Wachstumsziele.
Ob Lead-Nurturing, Sales Enablement oder CRM-Integration: Wir unterstützen Sie bei der Planung, Umsetzung und Optimierung Ihrer HubSpot-Workflows mit klarem Fokus auf Effizienz, Skalierbarkeit und messbare Ergebnisse.
Sie möchten wissen, wie moderne Workflow-Automatisierung in Ihrem Unternehmen konkret aussehen kann?
Sprechen Sie mit uns, wir zeigen Ihnen, was möglich ist!