Kennen Sie das auch? Unzählige Excel-Dateien, lange E-Mail-Ketten und ständiges Kopieren und Einfügen von Daten, um den Überblick zu behalten. Viele Unternehmen kämpfen täglich mit diesen manuellen Prozessen. Sie kosten Sie nicht nur wertvolle Zeit, sondern sind auch fehleranfällig und machen es schwer, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Die gute Nachricht ist: Digitalisierung ist längst nicht mehr nur etwas für grosse Konzerne und Tech-Unternehmen. Es gibt effektive Tools und Strategien, die für jede Unternehmensgrösse geeignet sind und Ihnen helfen, von vielen manuellen Tasks zu einem automatisierten Workflow zu wechseln.
Stellen Sie sich vor, wie Ihre aufwändigen Excel-Listen Echtzeit-Workflows Platz schaffen, die sich vollautomatisiert updaten. Denken Sie an die Zeiteinsparung und die Eliminierung von manuellen Fehlern, wenn Ihre Systeme nahtlos miteinander verbunden sind, anstatt dass Sie Daten zuerst aus dem einen exportieren und dann ins nächste importieren müssen. Oder trauen Sie sich einmal davon zu träumen, dass Ihr System Sie über Deadlines und andere wichtige Änderungen up-to-date hält, als dass Sie selbst alle Vorgänge täglich manuell prüfen müssen, um nichts zu verpassen.
Der Kern der Digitalisierung besteht darin, Systeme so zu gestalten, dass sie miteinander kommunizieren und genau dann agieren, wenn es darauf ankommt – 100 % an Ihre individuellen Unternehmensprozesse angepasst, um Ihnen optimalen Komfort zu schaffen.
Für eine erfolgreiche Digitalisierung von Geschäftsprozessen sollten sich Unternehmen auf drei Kernstrategien konzentrieren. Diese bauen aufeinander auf und bilden gemeinsam eine starke Grundlage für Effizienz, Transparenz und Skalierbarkeit:
Das Prinzip ist einfach: Wenn ein bestimmtes Ereignis (der Auslöser) eintritt, wird automatisch eine Aktion gestartet. Beispielsweise kann das Anlegen eines neuen Kontakts in Ihrem CRM-System eine Benachrichtigung an Ihre Vertriebsmitarbeiter in Slack auslösen oder sogar den Prozess zum Versenden eines Angebots in Gang setzen.
Der wahre Mehrwert entsteht, wenn Sie über die Automatisierung von Aktionen innerhalb eines einzelnen Systems hinausgehen und verschiedene Plattformen miteinander verbinden – etwa Ihr E-Mail-Postfach mit Ihrem ERP-System oder Chat-Tools wie Slack oder Google Chat.
Praxisbeispiel – BMG Labtech:
Während globale Projekte komplexe Integrationen erfordern können, ermöglichen Tools wie Make oder Zapier auch schnelle, Low-Code-Automatisierungen für alltägliche Aufgaben auf Trigger-Basis.
Sobald Systeme miteinander verbunden sind, ist der nächste Schritt die Automatisierung wiederkehrender Arbeitsabläufe. Tools zur Workflow-Automatisierung helfen dabei, Daten zu synchronisieren und Prozesse ohne manuelle Eingriffe am Laufen zu halten.
Typische Anwendungsfälle sind:
Heutige Low-Code-Lösungen machen diese Automatisierungen auch ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse zugänglich. Das sorgt dafür, dass Teams weniger Zeit mit Routineaufgaben verbringen und sich stattdessen auf wertvolle Arbeit konzentrieren können.
Integrationen und Automatisierungen entfalten ihr volles Potenzial erst in Verbindung mit smarten Benachrichtigungen. Anstatt Systeme ständig manuell zu überprüfen, lassen Sie sich von ihnen informieren, wenn es am wichtigsten ist.
Beispiele hierfür sind:
Indem sie nur die relevanten Ereignisse melden, helfen Benachrichtigungen den Teams, schnell zu handeln und keine Chancen zu verpassen.
Künstliche Intelligenz (KI) hebt die Automatisierung auf die nächste Stufe, indem sie Ihren Prozessen Kontext und Intelligenz verleiht. Anstatt nur auf einen Auslöser zu reagieren, kann KI eingehende Daten analysieren, deren Dringlichkeit oder Art erkennen und den am besten geeigneten nächsten Schritt festlegen.
Beispielsweise können eingehende Support-Tickets automatisch kategorisiert werden: Kritische Fälle werden sofort eskaliert, während weniger dringende Anfragen an das richtige Team weitergeleitet oder für später geplant werden.
Das Gleiche gilt für Dokumente, die basierend auf ihrem Inhalt vorsortiert werden können, wobei Aktionen je nach Art des Dokuments oder der enthaltenen Schlüsselwörter ausgelöst werden. Mit KI passt sich die Automatisierung intelligent an jede Situation an und stellt sicher, dass die richtige Antwort im richtigen Moment erfolgt.
Der Return on Investment der Prozessdigitalisierung ist vielschichtig: Er umfasst messbare Kostensenkungen, höhere Effizienz und verbesserte Datengenauigkeit, aber auch schwerer quantifizierbare Vorteile wie höhere Kundenzufriedenheit, stärkeres Mitarbeiterengagement und organisatorische Agilität. Wenn Unternehmen die Digitalisierung strategisch angehen – klein anfangen, Bereiche mit grosser Wirkung priorisieren und vorausschauend planen – zahlt sich die Investition schnell aus und generiert auch bei Wachstum des Unternehmens weiterhin Erträge.
Brauchen Sie Unterstützung bei den ersten Schritten oder möchten Sie ein massgeschneidertes Digitalisierungsprojekt umsetzen? Dann kontaktieren Sie uns gerne – wir helfen Ihnen, Ihre Prozesse effizienter zu gestalten und Ihr Unternehmen für die Zukunft zu wappnen.