PIM-System Auswahlkriterien: Wie Sie das beste Produktinformationsmanagement-System finden
Nachdem Sie die notwendigen Vorarbeiten für die Einrichtung eines Produktinformationsmanagements (PIM) abgeschlossen haben – alle an Bord geholt, bestehende Produktdaten bereinigt und Ihr Datenverwaltungsteam eingebunden – ist es an der Zeit, nach einem passenden PIM-System Ausschau zu halten.
Wenn Sie aber gerade erst mit Ihrer PIM-Systemsuche begonnen haben, kann die Auswahl des richtigen Tools aufgrund der vielseitigen Angebote am Markt etwas überwältigend sein. In diesem Blogartikel listen wir einige wichtige Fragen auf, deren Antworten Ihnen dabei helfen, die perfekte PIM-Lösung für Ihre Bedürfnisse auszuwählen.
Damit Ihr PIM-System letztendlich nicht umsonst eingeführt wurde, müssen Sie sich zunächst darüber klar werden, welchen Herausforderungen Sie aktuell bei der Datenverteilung gegenüberstehen und wie eine PIM-Software diese lösen soll.
Haben sich über die Zeit Produktinformationen an vielen Stellen und in unterschiedlichen Formaten angesammelt, so kann dies vor allem bei neuen Mitarbeitenden zu Verwirrung führen und eventuell sogar den Verlust wertvoller Leads nach sich ziehen, wenn die Informationen, die Ihr Unternehmen verlassen, nicht konsistent sind. Auch wird es - wenn es überhaupt machbar ist, alle Datennester zu überschauen - nur mit sehr grossem Zeitinvest möglich sein, solch verstreute Daten immerzu aktuell zu halten.
Eine PIM-Lösung trägt dazu bei, die Herausforderungen bei der Datenverteilung in einem Unternehmen zu bewältigen, indem sie die Konsistenz und die Zeitintensität der Datenverteilung verbessert und gleichzeitig den manuellen Aufwand und Fehler reduziert. Dies trägt zur Steigerung der Effizienz, zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit und zur Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit bei.
Ebenfalls wichtig bei der Entscheidung für ein PIM-System ist es, die für Ihr Unternehmen relevanten Datenmanagement-Funktionen zu berücksichtigen. Beginnen Sie damit, eine umfassende Liste der von Ihrem Unternehmen verwalteten Produktdaten zu erstellen, darunter Produktnamen, ausführliche Beschreibungen, Preise, Bilder, technische Spezifikationen, SKU-Nummern ... und soll Ihr Programm eventuell mehrsprachig sein?
Beachten Sie, dass die Begriffe, nach denen Sie später filtern wollen, präzise und konsistent sein müssen, da sie die Grundlage Ihrer Produkte und Präsentationen bilden. Identifizieren Sie auch spezielle Anforderungen, die für Ihren Geschäftsbereich von Bedeutung sind. Dies können zum Beispiel gesetzliche Vorschriften oder Compliance-Richtlinien sein. Ebenso zählt dazu, dass Ihr System Dubletten erkennt und Artikelnummern und -kategorien einwandfrei zuordnet. Es ist essenziell, all diese Anforderungen an das System von Beginn an einzubeziehen, um eine hohe Datenqualität zu erreichen. Eine effiziente PIM-Lösung sollte in der Lage sein, diese Anforderungen zu erfüllen, indem sie Datenmanagement, Synchronisation und Änderungsverfolgung unterstützt. Dadurch gewährleisten Sie, dass Ihre Produktinformationen stets auf dem neuesten Stand und konsistent sind, unabhängig von den verschiedenen Vertriebskanälen und Märkten, in denen Sie tätig sind.
Ihr PIM-Projekt wird verschiedene Teams und Abteilungen betreffen. Identifizieren Sie diese zunächst und überlegen Sie auch, welche spezifischen Aufgaben sie jeweils im PIM-System ausführen sollen und wie eine mögliche Rechteverteilung auf dieser Basis aussehen kann.
In den meisten Fällen werden mindestens Marketing, Vertrieb und Produktmanagement mit dem System arbeiten.
Mitarbeitende der Marketingabteilung verwenden die Produktinformationen in Werbetexten oder Produktvideos. Auch können sie die Grundlage für (Info-)Grafiken liefern. Das Vertriebsteam hingegen wird die Informationen aus dem System dazu nutzen, um stets gut informiert zu sein und Ihre Produkte optimal beim Kunden vorstellen zu können. Das Produktmanagement-Team hingegen trägt dafür Sorge, dass die Informationen in das System eingegeben und aktuell gehalten werden. Für manche Mitarbeitenden werden Ansichtsrechte, für andere Bearbeitungsrechte benötigt werden. Das Recht, Daten zu löschen, sollte hingegen nur an ausgewählte Personen vergeben werden.
Durch die zentrale Datengrundlage werden Aussagen über Produkte vereinheitlicht, und Fehler in Marketing oder Verkaufsunterlagen minimiert. Zudem müssen ihre Teams nicht mehr mühsam nach den neuesten Produktinformationen suchen, da sie diese im PIM-System leicht zugänglich haben. Dies spart Zeit und erhöht die Effizienz. Auch Rückfragen zu Produktinformationen, welche die Produktmanager von ihren eigentlichen Aufgaben abhalten, fallen mit einem zentralen Datenmanagement künftig weg.
Überlegen Sie anschliessend, wie die Datenflüsse zwischen den Abteilungen aussehen und wie die involvierten Teams mit dem neuen System arbeiten werden.
Eine PIM-Software sollte die gleichzeitige Bearbeitung von Produktinformationen durch mehrere Benutzer ermöglichen. Bestenfalls erhalten beteiligte Nutzer eine Benachrichtigung, um sich nicht gegenseitig zu behindern. Die Software sollte solche Konflikte in der Datenbearbeitung verhindern oder leicht auflösen können.
Ebenso sollte die PIM-Software die Möglichkeit bieten, Genehmigungsworkflows zu erstellen, um sicherzustellen, dass alle Produktinformationen vor der Veröffentlichung überprüft und freigegeben werden können.
Für Abteilungen, die bereits mit anderen Lösungen wie ERP-Systemen, CRM-Systemen, PIM und E-Commerce-Plattformen arbeiten, sollte es keine zusätzlichen Arbeiten oder doppelte Datenpflege nach sich ziehen, sondern bestmöglich sollten sich die Systeme ineinander integrieren lassen und automatisch synchronisieren, denn eine PIM-Software sollte die interne Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Teams und Abteilungen erleichtern.
Stellen Sie nun eine Liste der verfügbaren PIM-Systeme zusammen und vergleichen Sie diese anhand der zuvor identifizierten Anforderungen. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Funktionsumfang, Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit, Support und Kosten.
Bevor Sie sich für ein PIM-System entscheiden, empfiehlt es sich, ein Pilotprojekt durchzuführen, um die tatsächliche Leistung und Benutzerfreundlichkeit zu testen. Sammeln Sie Feedback von den Teammitgliedern, die das System nutzen werden, um sicherzustellen, dass es ihren Anforderungen entspricht. Ist es nicht möglich, das System vorab in einem Pilotprojekt kennenzulernen, fragen Sie nach einer Produktdemo, um die Funktionalität live zu sehen. Dies ermöglicht eine fundierte Entscheidung über das am besten geeignete PIM-System für Ihr Unternehmen.
Denken Sie daran, dass die Wahl eines PIM-Systems eine langfristige Entscheidung ist, die einen erheblichen Einfluss auf Ihre Geschäftsprozesse haben kann. Daher ist es wichtig, die Auswahl sorgfältig zu prüfen und sicherzustellen, dass das gewählte PIM-System Ihre aktuellen und vor allem auch zukünftigen Anforderungen erfüllt.
Die Wahl des richtigen PIM-Systems für Ihr Unternehmen ist entscheidend. Unsere PIM-Experten stehen Ihnen zur Seite, um Sie bei dieser wichtigen Entscheidung zu unterstützen. Mit jahrelanger Erfahrung in der Implementierung von PIM-Lösungen und einem tiefen Verständnis für die individuellen Anforderungen verschiedener Branchen, sind wir bereit, Ihnen zu helfen.
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