Was ist PIM und warum brauchen Unternehmen dieses System?

PIM steht als Abkürzung für Product Information Management (Produktinformationsmanagement) und ist ein essenzielles Werkzeug in der heutigen digitalen Geschäftswelt. PIM-Systeme wurden entwickelt, um Unternehmen dabei zu unterstützen, Produktinformationen effizient zu zentralisieren, in grossen Mengen zu verwalten und einfach auf aktuellem Stand zu halten. 

In einer Zeit, in der Kunden mehr denn je nach genauen und aktuellen Informationen über Produkte verlangen, ist ein PIM-System ein unverzichtbares Instrument, um den Anforderungen des Marktes gerecht zu werden. Ob im E-Commerce, im stationären Einzelhandel oder in der Fertigungsbranche – die zentrale Rolle von PIM im E-Commerce besteht darin, die Konsistenz und Genauigkeit der Produktinformationen sicherzustellen. Dadurch ermöglicht es, Produktinformationen nahtlos in verschiedene Systeme und Vertriebskanäle zu integrieren. 

Doch der Weg zur zentralisierten Datenverwaltung ist nicht ohne Herausforderungen. In diesem Artikel werden wir einen genaueren Blick darauf werfen, vor welchen Herausforderungen Unternehmen vor der Implementierung eines PIM-Systems stehen, wie ein PIM-System diese lösen kann und welchen Mehrwert es Ihrem Unternehmen bieten kann.

Die Rolle von PIM in Unternehmen

In der heutigen schnelllebigen Welt des Handels spielt die effiziente Verwaltung von Produktinformationen eine entscheidende Rolle für den Erfolg von Unternehmen. Hier kommt ein PIM-System ins Spiel. 

Die steigende Komplexität in der Verwaltung von Produktinformationen, sei es aufgrund eines umfangreichen Produktportfolios, der Notwendigkeit von Multi-Channel-Vertrieb oder der ständigen Aktualisierung von Daten, macht die Implementierung eines PIM-Systems für grosse Unternehmen zu einer unabdingbaren Massnahme.

10 Produktmanagement-Herausforderungen und deren Lösung mittels PIM-Systemen

1. Datenfragmente 

Herausforderung: Gerade, wenn Ihr Unternehmen nicht mehr am Anfang seiner Reise steckt, und Sie bereits einige Systeme ausprobiert haben, stehen Sie vielleicht vor der Herausforderung, dass Ihre Produktinformationen in verschiedenen Dateiformaten und Quellen verstreut sind, was zu inkonsistenten Daten führt und die Verwaltung aufwändig und fehleranfällig macht.

PIM-Lösung: Ein PIM-System zentralisiert alle Produktinformationen, sodass sie einfach zu pflegen sind und leicht auf aktuellem Stand gehalten werden können. Auch die Fehlerquote wird durch den Einsatz von nur einem einzigen System drastisch verringert. Konsistente Daten ermöglichen es dem Kunden, leichter seine Kaufentscheidung zu treffen.

2. Inkonsistenzen durch manuelle Arbeiten

Herausforderung: Werden in Ihrem Unternehmen Produktkataloge und Broschüren manuell erstellt? Manuelle Arbeit birgt immer die Gefahr auf Inkonsistenz. So kann es sein, dass Kataloge und Broschüren, die identische Informationen beinhalten sollten, dennoch voneinander abweichen. 

PIM-Lösung: Ein PIM ermöglicht es Ihnen, die gewünschten Kataloge und Broschüren automatisch generieren zu lassen. Dies stellt nicht nur 100%ige Konsistenz sicher, es reduziert im gleichen Schritt auch die Prozesskosten und erlaubt Ihren Mitarbeiten, Ihre Fähigkeiten in kreativer oder konzeptioneller Arbeit einzubringen, anstatt automatisierbare, sich wiederholende Aufgaben abzuarbeiten.

Highlight: Sie können Ihre Kataloge und Prospekte im Handumdrehen auf Ihre Zielgruppe zuschneiden. Unserem Partner Agathon ist es mithilfe unserer erfahrenen PIM-Experten gelungen, das gleiche Produkt für jede seiner Zielgruppen individuell zu präsentieren. 

Dazu werden im PIM unterschiedliche Anwendungsbilder und Texte verwendet, die genau auf die Bedürfnisse und unterschiedlichen Anforderungen abgestimmt sind. Die Ansprache von Zielgruppen war noch nie so einfach.

3. Qualitative Daten für einen modernen Online-Shop

Herausforderung: Immer mehr Unternehmen investieren in einen eigenen Online-Shop, um es dem Kunden noch einfacher zu machen, Ihre Produkte zu kaufen. ERP-Daten aus ERP-Systemen, wie sie in den meisten grossen Unternehmen vorhanden sind, sind jedoch nicht für Online-Shops optimiert. 

PIM-Lösung: Ein PIM-System kann Produktinformationen für die Nutzung in Online-Shops aufbereiten, indem es Content und Bilder zum jeweiligen Produkt hinzufügt. Auch die Transmission zwischen PIM-System und Online-Shop kann vollkommen automatisiert und in regelmässigen Zeitabständen erfolgen, sodass für Sie keine doppelte Datenpflege anfällt.

4. Workflows und Dateneingaben innerhalb des Unternehmens 

Herausforderung: Häufig müssen mehrere Abteilungen Produktinformationen erfassen, abändern und pflegen, was ineffizient sein kann.

PIM-Lösung: PIM-Systeme ermöglichen die Definition von Workflows, was zu Prozesskostenoptimierung führt.

Stellen Sie sich ein grosses Fertigungsunternehmen vor, in dem mehrere Abteilungen für die Verwaltung von Produktinformationen zuständig sind. Früher hatte jede Abteilung ihren eigenen Prozess zur Eingabe und Aktualisierung von Produktinformationen, was zu Ineffizienzen und möglichen Dateninkonsistenzen führte.

Nach der Einführung eines PIM-Systems führte das Unternehmen optimierte Workflows ein. Wenn nun Produktinformationen geändert oder aktualisiert werden müssen, folgen sie einem vordefinierten Workflow, der eine effiziente Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen gewährleistet. Dies reduziert nicht nur den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Datenverwaltung erheblich, sondern führt auch zu erheblichen Kosteneinsparungen durch die Optimierung der Prozesse.

5. Internationaler Vertrieb

Herausforderung: Übersetzungen von Fachbegriffen und Beschreibungen in verschiedene Sprache sowie eine optisch einheitliche Schreibweise der Begriffe sind zeitaufwendig. Doch gerade Unternehmen, die Ihre Waren international vertreiben, bleibt oft keine andere Möglichkeit.

PIM-Lösung: Ein gutes PIM-System bietet eine integrierte Begriffsdatenbank, die passgenau auf Ihre Produkte zugeschnitten ist und jederzeit ergänzt werden kann. Übersetzungen laufen anschliessend vollkommen automatisiert ab. Sie erhalten nicht nur eine Prozesskostenoptimierung, sondern minimieren die Fehlerquote von manueller Arbeit und individuellen Vorlieben für Begrifflichkeiten sowie Schreibweisen.

6. Datenchaos 

Herausforderung: Es ist schwierig, aktuelle Produktinformationen zu finden und sie an verschiedenen Stellen im Unternehmen verfügbar zu machen. Datensilos sind weit verbreitet. Durch unvermeidbare Fluktuation verlieren Unternehmen unzählige, wichtige Daten, die unter Verwendung eines Produktinformationsmanagement-Systems erhalten geblieben wären. 

PIM-Lösung: Durch die eine zentrale Datenquelle, die Ihnen das PIM-System schafft, können alle aktuellen Produktinformationen leicht gefunden und für alle relevanten Abteilungen zugänglich gemacht werden. Dank eines ausgeklügeltem Rechte- und Rollenkonzept kann den Mitarbeitern genau der Zugang zu den Informationen gewährt werden, die sie für ihre Arbeit benötigen. Durch diese effiziente Arbeitsweise vermeiden Sie nicht nur unliebsame Suchen im Datenchaos, sondern machen Ihren Mitarbeitern eine wahre Freude und erleichtern ihren Arbeitsalltag ungemein. 

7. Time-to-Market - Markteinführungszeiten

Herausforderung: Die Markteinführung neuer Produkte birgt vielerlei Stolpersteine. Lassen Sie Ihr Datenmanagement keinen davon sein.

PIM-Lösung: Durch die Automatisierung und Beschleunigung von Produktinformationsprozessen kann ein PIM-System die Markteinführungszeit reduzieren, da weniger manuelle Arbeit notwendig ist. Sie werden Ihre Produkte nicht nur schneller auf den Markt bringen, sondern auch eine geringere Fehlerquote in den ausgegebenen Informationen finden, da diese zentral nur an einer einzigen Stelle - Ihrem PIM-System - gepflegt werden müssen. 

8. Regulatorische Compliance 

Herausforderung: Einige Branchen, wie die Gesundheitsindustrie, der Lebensmittelhandel oder auch die Automobilbranche haben strenge Vorschriften und Normen für Produktinformationen. Die manuelle Eingabe und Pflege von Produktinformationen in betroffenen Branchen ist eine ernst zu nehmende, potenzielle Fehlerquelle und erfordert absolute Konzentration sowie vollumfänglichen Wissensstand der damit beauftragten Mitarbeiter sowie grosses Vertrauen seitens Vorgesetzter.

PIM-Lösung: Ein PIM kann sicherstellen, dass alle Informationen den gesetzlichen Standards entsprechen. Zudem ist eine Historie zur Nachverfolgung von Änderungen an Produktinformationen bei fast allen PIM-Systemen bereits Standard.

9. Lieferantenkollaborationen

Herausforderung: In unseren schnelllebigen Zeiten ist die Zusammenarbeit mit verschiedenen Lieferanten unumgänglich, um nicht von einer einzigen Zulieferquelle abhängig zu sein. Verschiedene Lieferanten bedeutet aber auch, verschiedene Datenquellen, aus welchen Sie Informationen zugespielt bekommen.

PIM-Lösung: Effizientes PIM erleichtert die Zusammenarbeit mit verschiedenen Lieferanten und ermöglicht die einfache Integration von Daten aus verschiedenen Quellen. So steht kein aufwändiges Daten-Handling mehr zwischen Ihnen und ihren optimalen Zulieferern.

10. Multi-Channel-Vertrieb

Herausforderung: Um eine grösstmögliche Anzahl an potenziellen Kunden zu erreichen, ist es wichtig, auf verschiedenen Vertriebskanälen vertreten zu sein. Doch die manuelle Verwaltung all dieser Marktplätze ist schier unmöglich.

PIM-Lösung: Ein PIM-System ermöglicht die effiziente Anpassung von Produktinformationen für verschiedene Verkaufskanäle, was die Konsistenz und Präsentation auf unterschiedlichen Plattformen gewährleistet. Zielgerichtete Kundenansprache sowie aktuellste Informationen erleichtern die Kaufentscheidungen und beschleunigen den Check-out Prozess.

Die Bedeutung von PIM-Systemen für unterschiedliche Branchen

Nachdem wir nun die Herausforderungen und Lösungen im Zusammenhang mit PIM-Systemen ausführlich beleuchtet haben, werfen wir einen Blick auf die vielfältige Bedeutung dieser Systeme für verschiedene Branchen. Obwohl die Vorteile der Einführung von PIM und PIM-Systemen in nahezu jeder Branche offensichtlich sind, haben wir uns entschieden, jene Branchen genauer zu betrachten, in denen wir das grösstegrößte Potenzial für eine transformative Wirkung sehen.

Fertigungsindustrie

In der Fertigungsindustrie haben bereits einige grosse Unternehmen die Vorteile von PIM-Systemen erkannt und nutzen sie erfolgreich. Dennoch zögern viele kleinere und mittlere Unternehmen möglicherweise noch, diesen Schritt zu gehen. 

Doch auch für sie können PIM-Systeme einen erheblichen Nutzen bringen. Gerade in dieser Branche, in der Produktvielfalt und internationale Märkte eine grosse Rolle spielen, können kleine und mittlere Unternehmen wie folgt von der Einführung eines PIM-Systems profitieren.

Durch die Zentralisierung und Standardisierung ihrer Produktinformationen wird die Verwaltung effizienter und zuverlässiger. Dies ist besonders hilfreich, wenn sie in verschiedene Länder verkaufen oder über mehrere Vertriebskanäle hinweg tätig sind.

Die Implementierung eines PIM-Systems kann Ihrem Unternehmen dabei helfen, wettbewerbsfähiger zu werden und die Komplexität der Produktverwaltung zu bewältigen.

Gesundheitswesen und Pharmazie

Wie bereits erwähnt, zählt der Bereich des Gesundheitswesens und der Pharmazie zu denjenigen, die spezielle Anforderungen an Produktinformationen stellen, insbesondere in Bezug auf strenge Compliance-Vorschriften. Hier sind präzise und genaue Produktinformationen von entscheidender Bedeutung, da sie die Gesundheit und Sicherheit der Verbraucher betreffen. 

In diesem Sektor kann ein PIM-System eine äusserst wertvolle Rolle spielen. Es kann dazu beitragen, die Qualität und Integrität der Daten zu heben, indem es sicherstellt, dass alle Informationen den gesetzlichen Standards entsprechen. Darüber hinaus minimiert es die Fehlerquote, die oft mit manueller Dateneingabe und -verwaltung verbunden ist, und trägt so zur erheblichen Senkung der Prozesskosten bei.

Das PIM-System kann aber nicht nur dazu beitragen, die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen, sondern auch das Vertrauen der Verbraucher in die Qualität und Sicherheit von Gesundheits- und Pharmaerzeugnissen stärken, da diese sich besser auf die Korrektheit der Daten verlassen können.

Landwirtschaft und Landtechnik

Es mag für viele überraschend sein, aber selbst in Branchen wie der Landwirtschaft und Landtechnik finden PIM-Systeme zunehmend Anwendung. Insbesondere wenn es darum geht, technische Spezifikationen für landwirtschaftliche Maschinen und Ausrüstungen zu verwalten, eröffnen sich hier vielversprechende Möglichkeiten. 

In einem Sektor, der traditionell als eher konservativ gilt, zeigt sich, dass die Digitalisierung und die Nutzung von PIM-Systemen auch hier ihre Vorteile bieten können. 

Zentral verwaltete, und gleichmässig aufbereitete, spezifische Daten von Maschinen und Ausrüstungen können somit auch leichter von potenziellen Kunden verglichen werden. Potenzielle Kunden können dann die Maschinen und Ausrüstungen auszuwählen, die am besten ihren individuellen Anforderungen entsprechen. 

Dies trägt dazu bei, den Kaufprozess in der Landwirtschaft erheblich zu vereinfachen und die Effizienz in diesem traditionellen Sektor zu steigern.

Zusammenarbeit mit W4 für eine effiziente Implementierung des PIM-Systems

Haben Sie eine oder mehrere Herausforderungen in Ihren Unternehmensabläufen wiedererkannt und möchten diese nun mittels eines PIM-Systems in Griff bekommen? Dann melden Sie sich gerne und vereinbaren Sie ein unverbindliches, kostenloses Kennenlerngespräch mit unseren Experten. 

Die Zusammenarbeit mit einer erfahrenen PIM-Agentur wie W4 bietet eine effiziente Lösung zur erfolgreichen Implementierung Ihres PIM-Systems und zur Bewältigung der Herausforderungen im Produktmanagement. Von der Bedarfsanalyse über die Systemauswahl bis hin zur Schulung und Prozessoptimierung kann W4 Ihnen dabei helfen, Ihr PIM-System optimal zu nutzen und die Produktinformationsverwaltung in Ihrem Unternehmen zu verbessern. Denn das umfangreichste System liefert immer nur Resultate auf Basis der Bedienung.