Erfolgreiche Entscheidungen basieren auf klaren Zahlen – nicht auf Bauchgefühl. In Marketing und Vertrieb ist es entscheidend, jederzeit zu wissen, was funktioniert und wo Potenziale ungenutzt bleiben. Genau hier setzen die HubSpot Reports an. Sie liefern präzise Einblicke in Ihre Performance, zeigen Zusammenhänge auf und machen Optimierungspotenziale sichtbar – in Echtzeit.
Ob Sie Leads besser qualifizieren, Verkaufschancen schneller abschliessen oder Ihre Kampagnen gezielter steuern möchten – mit den richtigen Reports wird aus Daten strategisches Handeln.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, welche HubSpot Reports für Ihr Unternehmen die Richtigen sind, wie Sie eigene Reports erstellen – und wie Sie HubSpot als Reporting-Plattform optimal nutzen, um Ihre Ziele messbar zu erreichen.
Was sind Hubspot Reports und warum sind sie so wichtig?
HubSpot Reports sind ein zentrales Werkzeug zur Auswertung von Daten innerhalb der Plattform. Sie ermöglichen es, Informationen aus Marketing, Vertrieb und Kundenservice strukturiert auszuwerten – ohne externe Tools oder manuelle Datenpflege. Statt Zahlen aus unterschiedlichen Quellen zusammenzutragen, stehen die wichtigsten Kennzahlen direkt im System zur Verfügung, übersichtlich aufbereitet in Dashboards und Reportings.
Für Unternehmen ist das besonders relevant, wenn Entscheidungen nachvollziehbar und datenbasiert getroffen werden sollen. HubSpot Reports zeigen etwa, welche Kanäle Leads bringen, wie sich Kontakte durch den Vertriebsprozess bewegen oder wo es im Funnel zu Verzögerungen kommt. So entsteht ein klares Bild davon, was funktioniert – und was nicht.
Wer Daten schnell versteht, kann auch schneller reagieren. Reports helfen dabei, Ressourcen gezielter einzusetzen, Massnahmen zu bewerten und Prozesse laufend zu verbessern. In dynamischen Märkten ist das ein klarer Vorteil.
Vorteile von Hubspot Reporting
Gut aufbereitete Daten schaffen nicht nur Transparenz – sie verbessern Prozesse, sparen Ressourcen und ermöglichen gezielte Entscheidungen. Die Reporting-Funktionen von HubSpot liefern genau das, was Unternehmen im Tagesgeschäft wirklich brauchen:
Zentrale Datenbasis
Alle relevanten Informationen aus Marketing, Vertrieb und Kundenservice laufen in einer Plattform zusammen. Das reduziert Reibungsverluste und spart Zeit – insbesondere dann, wenn Teams bisher mit mehreren Tools oder Excel-Listen arbeiten mussten.
Echtzeit-Einblicke für schnellere Reaktion
Kampagnen, Leads und Pipeline-Entwicklungen lassen sich jederzeit live einsehen. Das hilft z. B. Vertriebsleiter, Forecasts regelmässig zu aktualisieren – ohne stundenlang Reports zusammenzustellen oder Kollegen nach Zahlen fragen zu müssen.
Individuell anpassbare Reports
Kein Unternehmen ist gleich – deshalb lassen sich Reports in HubSpot flexibel gestalten. Sie definieren selbst, welche Kennzahlen wichtig sind, welche Datenquellen einbezogen werden und wie die Darstellung aussieht. So entsteht eine Reporting-Struktur, die sich an Ihre Prozesse anpasst – nicht umgekehrt.
Einfache Bedienung – auch ohne Analyseteam
Reports lassen sich per Drag & Drop zusammenstellen. Das spart IT-Ressourcen und befähigt Fachabteilungen, Auswertungen selbst zu erstellen – unabhängig von externem Support oder komplexen BI-Tools.
Automatische Verteilung spart Abstimmungsaufwand
Regelmässige Reports lassen sich automatisiert an definierte Empfänger verschicken – etwa wöchentlich an das Vertriebsteam oder monatlich an die Geschäftsführung. So bleibt jeder im Unternehmen informiert, ohne dass jemand aktiv daran denken muss.
Durch die Kombination strukturierter Daten mit klaren Visualisierungen lassen sich Engpässe und Potenziale früh erkennen. Ob es um Budgetanpassungen, Personalplanung oder Zielerreichung geht – Entscheidungen basieren auf belastbaren Zahlen, nicht auf Annahmen.
Skalierbar für wachsende Anforderungen
Je komplexer Ihre Organisation wird, desto anspruchsvoller wird das Reporting. HubSpot wächst mit – von einfachen Lead-Reports bis zu detaillierten Attribution-Modellen oder Daten-Dashboards für mehrere Teams.
Berichte lassen sich schnell teilen und einbetten
Ergebnisse können direkt in Präsentationen, Team-Meetings oder Management-Updates integriert werden. Das sorgt für Transparenz und spart Zeit bei der internen Kommunikation.
Die Grundlagen von HubSpot Reports
Wer sich mit Reporting in HubSpot beschäftigt, stösst schnell auf unterschiedliche Möglichkeiten zur Datenauswertung. Abhängig von Ziel, Datenlage und Nutzeranforderung stehen verschiedene Report-Typen zur Verfügung, die sich je nach Komplexität und Detailtiefe unterscheiden.
Vorlagenberichte bieten einen schnellen Einstieg. Sie greifen auf gängige KPIs wie Website-Besuche, Conversion-Raten oder E-Mail-Leistung zurück und erfordern kein technisches Know-how. Ideal, um erste Dashboards zu erstellen oder bestehende Aktivitäten im Blick zu behalten.
Standard-Reports eignen sich für einfach strukturierte Auswertungen – etwa zur Analyse von Deals, Kontakten oder Tickets. Sie basieren auf einzelnen Objekttypen und lassen sich mit wenigen Klicks anpassen. Für viele grundlegende Fragestellungen im Tagesgeschäft sind sie vollkommen ausreichend.
Benutzerdefinierte Reports gehen einen Schritt weiter. Sie erlauben die Kombination mehrerer Objekte – etwa Kontakte und Deals – und eignen sich, um komplexere Zusammenhänge zu analysieren. So lassen sich zum Beispiel Verbindungen zwischen Leadquelle und Abschlusswahrscheinlichkeit darstellen oder Marketing- und Vertriebsergebnisse in Relation setzen.
Attribution Reports helfen dabei, nachzuvollziehen, welche Touchpoints letztlich zu einem Abschluss geführt haben. Sie zeigen auf, welche Marketing- oder Vertriebskanäle besonders wirksam sind – eine wichtige Grundlage, um Budgets gezielter einzusetzen und Massnahmen datenbasiert zu bewerten.
Mit diesen Report-Typen bietet HubSpot eine Reporting-Struktur, die sowohl für schnelle Auswertungen als auch für tiefgehende Analysen geeignet ist – unabhängig davon, wie gross oder datengetrieben ein Unternehmen aufgestellt ist.
Welche Zahlen sind wichtig für Ihre Prozesse?
Daten sind nur dann wertvoll, wenn sie zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Fragen beantworten. HubSpot liefert nicht nur Zugriff auf zahlreiche Metriken – es hilft auch, die entscheidenden KPIs in Marketing und Vertrieb gezielt herauszufiltern.
Welche Kennzahlen sind für Ihre Prozesse wirklich relevant? Die Antwort hängt davon ab, welche Ziele Sie verfolgen – mehr qualifizierte Leads, kürzere Vertriebszyklen oder bessere Planbarkeit im Forecast. Die folgenden Bereiche zeigen, worauf Sie achten sollten.
Marketing
Im Marketing geht es nicht nur darum, Reichweite zu erzeugen, sondern diese auch messbar in Leads und Umsatz zu überführen. Wichtige Kennzahlen in HubSpot sind:
Website-Performance:
Welche Kanäle bringen den meisten Traffic – organische Suche, Social Media oder bezahlte Kampagnen? Welche Seiten werden besonders häufig aufgerufen – und wo brechen Nutzer ab? Metriken wie Seitenaufrufe, Verweildauer, Absprungraten und Conversion-Raten geben Hinweise darauf, wo Optimierungspotenzial besteht.
E-Mail-Marketing:
Öffnungs- und Klickraten zeigen, wie gut Inhalte bei Ihrer Zielgruppe ankommen. Gleichzeitig sind Abmelderaten ein Frühindikator dafür, wenn die Ansprache nicht mehr passt. Diese Werte helfen, E-Mail-Marketing-Kampagnen gezielt zu verbessern – und relevante Inhalte konsequent in den Vordergrund zu stellen.
Lead-Generierung:
Welche Formulare werden am häufigsten ausgefüllt? Welche Kampagnen generieren qualifizierte Leads, die tatsächlich den Weg bis zum Vertrieb schaffen? Über Lead-Quellen, Conversion-Raten und Lead-Scoring lassen sich Massnahmen datenbasiert priorisieren.
Ein zentrales Dashboard mit allen relevanten Marketing-Kennzahlen sorgt dafür, dass Sie Fortschritte im Blick behalten – und schneller erkennen, wo Sie nachsteuern müssen.
Vertrieb
Im Vertrieb zählen Geschwindigkeit, Qualität und Abschlussstärke. HubSpot unterstützt Sie dabei, nicht nur Aktivitäten zu messen, sondern sie mit echten Ergebnissen zu verknüpfen.
Sales-Pipeline:
Wie viele Deals befinden sich in welcher Phase? Wie lange dauert es vom Erstkontakt bis zum Abschluss? Wie hoch ist die aktuelle Abschlussquote? Diese Daten sind essenziell, um Kapazitäten zu planen und Engpässe frühzeitig zu erkennen.
Team-Performance:
Aktivitätsdaten – etwa Anrufzahlen, E-Mail-Follow-ups oder Meetings – geben Einblick in die Vertriebsleistung. Noch wichtiger ist jedoch, wie diese Aktivitäten mit Erfolgen zusammenhängen: Welche Massnahmen führen tatsächlich zu Abschlüssen?
Kundenwert & Umsatzpotenzial:
Wie hoch ist der durchschnittliche Umsatz pro Kunde? Wo liegen Potenziale für Upselling? Welche Kundensegmente sind besonders profitabel? Diese Zahlen helfen nicht nur beim Forecasting, sondern auch bei der strategischen Ausrichtung Ihres Vertriebs.
Mit den richtigen Reports lassen sich Vertriebsteams gezielter steuern – faktenbasiert, nachvollziehbar und ohne zusätzliche Aufwände.
So erstellen Sie einen Custom Report
Standardberichte liefern oft gute erste Einblicke – aber um Prozesse gezielt zu steuern, braucht es individuelle Analysen. Mit benutzerdefinierten Reports in HubSpot stellen Sie genau die Fragen, die für Ihr Unternehmen relevant sind – und erhalten Antworten, die auf Ihre Struktur, KPIs und Ziele zugeschnitten sind.
Die Erstellung eines Custom Reports in HubSpot folgt einem klaren Ablauf:
1. Datenquelle auswählen
Wählen Sie die Objekte aus, auf denen Ihr Report basieren soll – z. B. Kontakte, Deals, Unternehmen oder Tickets. Auch Kombinationen sind möglich, etwa um zu analysieren, welche Kampagnen besonders häufig zu erfolgreichen Abschlüssen führen.
2. Relevante Filter definieren
Eingrenzungen sorgen für präzisere Ergebnisse. Filtern Sie z. B. nach Datum, Region, Team, Deal-Phase oder Lead-Quelle – je nachdem, welche Frage Sie beantworten möchten. So sehen Sie nicht nur Daten, sondern erhalten verwertbare Einblicke.
3. Visualisierungsformat wählen
Je nach Ziel des Reports bietet sich eine andere Darstellung an:
– Balken- und Liniendiagramme für zeitliche Entwicklungen
– Kreisdiagramme zur Aufteilung nach Kategorien
– Tabellen oder Pivots für Detailanalysen
– KPI-Übersichten für komprimierte Management-Reports
4. Bericht speichern und ins Dashboard einfügen
Fügen Sie Ihren Report einem bestehenden Dashboard hinzu oder erstellen Sie ein neues. So behalten Sie regelmässig genutzte Auswertungen im Blick und können diese auch mit Kolleg:innen oder der Geschäftsleitung teilen.
5. Automatisierung und Wiederverwendbarkeit nutzen
Speichern Sie häufig genutzte Filter und Konfigurationen ab. Wiederkehrende Reports lassen sich automatisiert versenden – z. B. wöchentlich ans Vertriebsteam oder monatlich an die Marketingverantwortlichen. Das spart Zeit und sorgt für konsistente Kommunikation.
Ein gut konfigurierter Custom Report ersetzt manuelle Auswertungen, vereinfacht Abstimmungen im Team und schafft eine verlässliche Entscheidungsgrundlage – ohne zusätzlichen Analyseaufwand.
Die 10 wichtigsten Hubspot Reports
Nicht jeder Report ist für jedes Unternehmen gleich relevant. Aber bestimmte Auswertungen liefern besonders häufig entscheidende Erkenntnisse – ob für die operative Steuerung, die strategische Planung oder das frühzeitige Erkennen von Potenzialen und Problemen. Hier sind zehn HubSpot Reports, die sich in der Praxis bewährt haben.
1. Sales Forecasting Report
Der Forecasting Report hilft, den voraussichtlichen Umsatz auf Basis aktueller Deals zu prognostizieren. Dabei fliessen Deal-Phase, Deal-Wert und historische Abschlussraten ein. Die grafische Darstellung erlaubt zudem, verschiedene Szenarien (best-, likely- und worst-case) nebeneinander zu betrachten.
Nutzen: Die Geschäftsleitung erhält eine realistische Planungshilfe für die kommenden Monate und erkennt früh, ob Vertriebsziele gefährdet sind.
2. Deal Velocity Report
Dieser Report misst, wie lange ein Deal durchschnittlich vom Erstkontakt bis zum Abschluss benötigt – und wo es Verzögerungen gibt. Anhand einzelner Phasen lässt sich gezielt identifizieren, in welchem Schritt Leads schleppender vorankommen. So kann das Management Massnahmen zur Beschleunigung des Prozesses ableiten.
Nutzen: Ein Vertriebsleiter erkennt, dass Deals aus bestimmten Quellen doppelt so lange brauchen und kann gezielt eingreifen oder Prozesse anpassen.
3. Sales Pipeline Report
Der Sales Pipeline Report zeigt, wie viele Deals sich in welcher Pipeline-Phase befinden, inklusive Volumen und prognostizierter Umsätze. Er visualisiert Engpässe und Überkapazitäten in einzelnen Phasen, sodass man Ressourcen umverteilen kann. Gleichzeitig ermöglicht er das Monitoring einzelner Team-KPIs im Vergleich zur Gesamtpipeline.
Nutzen: Das Vertriebsteam kann Aktivitäten auf Phasen mit hohem Potenzial fokussieren und so Abschlussquoten steigern.
4. Goals Report
Im Goals Report werden gesetzte Vertriebs- oder Marketingziele direkt mit der tatsächlichen Performance verglichen – sowohl pro Team als auch pro Einzelperson. Er macht auf einen Blick sichtbar, wo Zielabweichungen bestehen und in welchen Bereichen Nachsteuerung notwendig ist. Über Zeitvergleiche lassen sich zudem Trends und Fortschritte in der Zielerreichung nachvollziehen.
Nutzen: Die Geschäftsführung sieht sofort, ob Zielvorgaben realistisch sind oder ob bestimmte Teams systematisch hinterherhinken.
5. Lead Response Time Report
Der Lead Response Time Report misst die Zeitspanne zwischen Eingang eines neuen Leads und dem ersten Vertriebs-Kontakt. So wird deutlich, wie schnell Ihr Team auf potenzielle Kunden reagiert und wo Verzögerungen auftreten. Kürzere Reaktionszeiten korrelieren in der Regel mit höheren Abschlussraten und besserer Kundenzufriedenheit.
Nutzen: Das Sales-Team erkennt, dass bei hoher Leadanzahl die Reaktionszeit steigt und kann daraus Priorisierungs- oder Automatisierungsmassnahmen ableiten.
6. Sales Waterfall Report
Der Sales Waterfall Report stellt dar, wie viele Leads in welchem Stadium des Funnels verloren gehen – vom Erstkontakt bis zum Abschluss. Er visualisiert, an welchen Übergabepunkten zwischen Marketing und Vertrieb oder innerhalb der Sales-Phasen die höchsten Abbruchraten liegen. Diese Transparenz unterstützt eine gezielte Prozessoptimierung und bessere Zusammenarbeit der Teams.
Nutzen: Marketing und Vertrieb analysieren gemeinsam, an welcher Stelle Leads abspringen, und verbessern Inhalte oder Übergabeprozesse.
7. Sequence Performance Report
Der Sequence Performance Report analysiert die Effektivität Ihrer automatisierten E-Mail-Sequenzen im Sales-Prozess, etwa anhand von Öffnungs- und Antwortquoten. Sie sehen schnell, welche Nachrichtenfolgen zu mehr Reaktionen führen und wo Nutzer aussteigen. Auf Basis dieser Daten lassen sich Sequenzen kontinuierlich optimieren und personalisieren.
Nutzen: Ein Inside-Sales-Team kann erkennen, welche E-Mail-Reihenfolge besonders gut performt, und Kampagnen entsprechend anpassen.
8. Deal Lost Reason Report
Im Deal Lost Reason Report werden die Ursachen für abgebrochene Deals systematisch erfasst und ausgewertet – zum Beispiel Preis, Timing oder Konkurrenzangebote. Die Report-Ansicht zeigt sowohl häufigste Verlustgründe als auch Trends über definierte Zeiträume. Damit erhalten Produkt- und Vertriebsteams konkretes Feedback für Angebotsanpassungen und Strategieentscheidungen.
Nutzen: Teams gewinnen wertvolle Einsichten, um Produktpositionierung, Preisgestaltung und Verhandlungsprozesse zu verbessern.
9. Activity Report
Der Activity Report dokumentiert, wie viele Vertriebsaktivitäten (Anrufe, E-Mails, Meetings etc.) von einzelnen Teammitgliedern oder Teams durchgeführt wurden. In Kombination mit Erfolgskennzahlen lässt sich ableiten, welche Massnahmen den höchsten Impact haben. Die Analyse hilft sowohl bei der individuellen Leistungskontrolle als auch bei der Identifikation effektiver Best Practices.
Nutzen: Die Vertriebsleitung erkennt, welche Aktivitäten besonders wirksam sind, und kann Schulungs- oder Incentive-Programme gezielt ausrichten.
10. Lead Source Report
Der Lead Source Report zeigt, über welche Kanäle (z. B. organische Suche, Social Media, Paid Ads) Leads generiert werden – differenziert nach Kampagnen und Zeitverlauf. So erkennen Sie nicht nur, welcher Kanal das grösste Volumen liefert, sondern auch, welche Quelle die qualitativsten und am ehesten abschlussbereiten Leads produziert.
Nutzen: Marketingverantwortliche sehen, welche Kanäle echten Mehrwert bieten, und können Budgets zielgenauer verteilen.
Best Practices für die Nutzung von HubSpot Reports
Die Reporting-Funktionen von HubSpot bieten eine Vielzahl an Möglichkeiten – doch damit Reports wirklich Mehrwert liefern, kommt es auf die richtige Umsetzung an. Diese fünf Best Practices helfen Ihnen dabei, Ihre Auswertungen gezielt und effektiv aufzubauen.
1. Ziele definieren, bevor Sie Reports erstellen
Bevor Sie mit der Erstellung beginnen, sollte klar sein, welche Fragestellung beantwortet werden soll. Ob es um Umsatzentwicklung, Kampagnenperformance oder Leadqualität geht – ein klares Ziel verhindert unübersichtliche Dashboards und sorgt dafür, dass die richtigen Daten im Fokus stehen.
2. Ein Dashboard – ein Zweck
Vermeiden Sie es, zu viele Themen auf einem Dashboard abzubilden. Ein Dashboard pro Ziel oder Bereich – zum Beispiel „Vertriebsaktivität“ oder „Marketing-Performance“ – erleichtert die Auswertung und reduziert Informationsflut. So bleibt der Fokus erhalten und Auswertungen werden handlungsorientierter.
3. Passende Datenquelle wählen
Die Wahl der richtigen Datenquelle ist entscheidend für aussagekräftige Reports. Wenn Sie beispielsweise analysieren möchten, wie sich Kontaktaktivitäten auf Deal-Abschlüsse auswirken, muss klar sein, ob Kontakte, Deals oder Aktivitäten das zentrale Objekt im Report sind. Fehler hier führen zu falschen Ergebnissen – und damit zu falschen Entscheidungen.
4. Reports logisch anordnen – und Kontext schaffen
Ein gutes Dashboard erzählt eine Geschichte. Ordnen Sie Reports so, dass Zusammenhänge sichtbar werden – z. B. vom Lead-Eingang über Aktivitäten bis zum Abschluss. Ergänzen Sie kurze Beschreibungen direkt im Dashboard, um Begriffe zu klären oder Ergebnisse einzuordnen – besonders hilfreich für neue Teammitglieder.
5. Weniger ist mehr: Qualität vor Quantität
Vermeiden Sie überladene Dashboards. Mehr als 10 Reports pro Ansicht führen oft zu Unübersichtlichkeit. Fokussieren Sie sich auf die KPIs, die für das jeweilige Ziel entscheidend sind – alles andere lenkt nur ab.
Fazit
Wer datenbasiert arbeiten will, braucht nicht mehr Daten – sondern bessere Antworten auf die entscheidenden Fragen. HubSpot Reports bieten Unternehmen genau das: eine zentrale, flexible und verständliche Möglichkeit, Marketing- und Vertriebsprozesse messbar zu machen, Engpässe frühzeitig zu erkennen und den Fokus auf das zu richten, was wirklich wirkt.
Ob standardisierte Dashboards, benutzerdefinierte Auswertungen oder tiefgehende Attribution-Analysen – die Reporting-Funktionen in HubSpot helfen dabei, operative Entscheidungen abzusichern und strategische Entwicklungen aktiv zu steuern.
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