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了解GDPR:维护个人数据隐私的重要法规


W4 | W4 / 八月 9, 2023

在数字时代,个人数据的保护和隐私是一个重要的议题。为了确保人们的个人信息得到妥善处理和保护,欧盟制定了一项重要的法规,即《通用数据保护条例》(General Data Protection Regulation,简称GDPR)。GDPR于2018年5月25日正式生效,对于保护个人数据隐私和增强数据安全具有重要意义。这项法规促使组织和企业审查和改进他们的数据处理和隐私政策,确保个人数据得到妥善保护,增加了公众对于个人数据处理的放心程度。

GDPR不仅仅影响欧洲的组织和企业,对于与欧盟公民的个人数据有接触的国际企业也需要遵守其规定。无论您是企业主、数据处理者还是个人用户,了解GDPR的要求和原则是至关重要的。

数据保护原则

只要涉及数据处理,就必须遵守《条例》规定的七项保护和责任原则:

  1. 合法、公平和透明——数据处理必须合法、公平,对数据主体透明。
  2. 目的限制——收集数据时,必须为明确指定给数据主体的合法目的处理数据。
  3. 数据最小化——只收集和处理指定目的所必需的数据。
  4. 准确性——必须保持个人数据的准确性,且及时更新。
  5. 存储限制——只能在指定用途所需的时间内存储个人识别数据。
  6. 完整性和机密性——数据处理必须确保适当的安全性、完整性和保密性(例如使用加密)。
  7. 责任——数据控制者负责证明自己遵循上述原则。

GDPR的一些关键要点和目标

  • 数据主体权利:GDPR赋予个人更多的权利和控制权,包括访问个人数据、更正不准确的数据、删除数据、限制处理、数据可携带性等。这使得个人对其个人数据有更大的掌控权,可以更好地保护自己的隐私。
  • 数据处理者责任:GDPR明确了数据处理者(如企业、组织)的责任和义务。数据处理者需要获得合法的数据处理依据,确保数据安全,并遵守GDPR的各项规定。GDPR要求数据处理者进行数据保护影响评估、通知数据泄露、指定数据保护官员等。
  • 跨境数据流:GDPR对涉及欧盟公民个人数据的跨境数据流也有规定。数据处理者在将数据转移到非欧盟国家时,需要确保该国家拥有适当的数据保护措施,或通过合适的保护措施(如标准合同条款、企业规则)来保护数据的安全。
  • 处罚与制裁:GDPR规定了违反法规的制裁措施。对于违反GDPR的数据处理者,可能面临高额罚款,罚款金额可达全球年营业额的一定百分比。这使得企业和组织对于个人数据保护有了更大的重视。

具体来讲,企业需要在哪些方面采取相应措施?

  • 数据处理基础:确保有合法的数据处理基础,例如数据主体的同意、履行合同、法律义务、维护合法利益等。网站应明确获取和处理个人数据的合法依据,并在必要时获得用户的明确同意。
  • 透明的隐私政策:制定并公开透明的隐私政策,清楚说明个人数据的收集、处理、存储和共享方式。隐私政策应该包含信息如何使用Cookie和追踪技术,以及用户的权利和选择。
  • 数据主体权利:确保用户能够行使其在GDPR下的权利,包括访问、更正、删除个人数据等。提供一种简便的方式让用户行使这些权利,并及时响应用户的请求。
  • 合理的数据保护措施:采取合理的技术和组织措施来保护个人数据的安全。这包括数据加密、访问控制、数据备份、网络安全措施等,以防止未经授权的数据访问、泄露和滥用。
  • 数据处理者的责任:确保数据处理者理解其在GDPR下的责任和义务。建立合适的合同和协议,明确双方的责任和义务,包括数据处理目的、数据保护措施和数据安全等方面。
  • 数据传输的合规性:如果将个人数据传输到非欧盟国家,确保有合法的数据传输机制,例如使用标准合同条款、企业规则或授权机构的认可等。
  • 数据泄露通知:建立有效的数据泄露通知程序,以及适当的措施来及时通知相关监管机构和受影响的个人,以减轻潜在的损害。
  • 培训与合规意识:为员工提供GDPR培训,确保他们了解GDPR的要求和公司的合规措施。建立内部合规意识,并持续监督和改进合规性。

数字营销人员的责任

由于营销团队在收集、处理、保留、转移和删除公开数据和用户数据方面扮演着独特的角色,特别是团队中负责GDPR合规性的人员,必须充分了解法规的范围和责任。

这通常是一个跨职能团队的工作,因为数字营销人员需要与 IT、销售、客服、工程和产品等部门合作,以确保数据隐私流程和任何依赖关系在整个企业内得到理解和支持。

那么,数字营销团队在记录、维护和报告与 GDPR 有关的数据方面具体有哪些责任?

定义和记录电子邮件的选择性加入和选择性退出

设计清晰的选择性加入和选择性退出流程,明确解释同意选项的含义。确保选择性退出与选择性加入的操作同样简单明了。

规范所有营销渠道的新联系人CRM的方式

了解营销团队管辖范围内的CRM数据接收流程,并确保涉及欧盟公民的数据时,每个流程都有关于同意的明确指南。

概述履行数据主体请求和删除的流程

试运行数据主体请求和数据删除请求;完善和记录流程,并对相关团队成员进行培训。

通报数据泄露情况

了解您必须发布数据泄露通知的时限,并准备好预先批准的通信模板,以应对危机情况。

更新网站的隐私页面和条款与条件页面

让您的DPO、IT团队和法律专家定期审查面向公众的数据使用文档。

审查并批准如何将CRM数据用于内部和外部营销目的

确保您的团队成员在他们使用的工具中拥有适当的数据访问权限,并确保他们了解他们所访问的数据在营销中能用于哪些用途,不能用于哪些用途。制定有关联合营销或合作伙伴营销的政策,根据GDPR法规保护数据主体。

总结起来,GDPR是一项重要的数据保护法规,旨在保护个人数据隐私,增强对数据处理的透明度和责任。这项法规为个人用户赋予更多权利,对数据处理者设定了明确的义务,并规定了制裁措施。对于企业,保证GDPR的合规性是一项全面的任务,需要多个部门的协作。对于数字营销专业人士,了解 GDPR 法规、最佳实践以及如何以合乎道德的方式遵守法规至关重要。

作为欧洲老牌营销专家团队,我们持续关注GDPR的最新发展,以确保项目的合规性。

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