Bei grossen Firmenveranstaltungen rauchen meist die Köpfe des Organisationsteams. Nicht nur, dass das Programm ein Highlight sein soll, welches minutiös perfekt eingetaktet und wasserdicht auf alle Eventualitäten hin gesichert sein muss. Auch die Kommunikation vor, während und nach der Veranstaltung soll möglichst einen hohen Rücklauf bei den Anmeldungen erzeugen und die Besucher kommunikativ erstklassig begleiten.
Je nachdem, ob Sie zu Messen, Festen, Jubiläen oder Informationsveranstaltungen einladen, wählen Sie eine bestimmte Ansprache. Die Abläufe der Kommunikation folgen allerdings meistens einem festen Muster.
Dank einiger Marketing Automationslösungen können Sie Kunden und Interessenten anschreiben, einladen, informieren und die Anmeldung direkt im System abwickeln, ohne Dopplungen zu erzeugen.
Die Eventkommunikation besteht klassisch aus diesen Komponenten:
Vor dem Event
- Einladung per E-Mail
- 2. Einladung an Empfänger ohne bisherige Anmeldung
- Landingpage mit einem hinterlegten Formular zur Anmeldung online
- E-Mail mit Bestätigung der Anmeldung und ersten Informationen
- E-Mail an alle Teilnehmer zur Erinnerung an das bevorstehende Event
- Teilnehmerliste für interne oder externe Nutzung
Während des Events
- E-Mail mit Link zu Informationen zum Download, bspw. von gehaltenen Vorträgen
- Landingpage mit Downloadbereich für Informationen
- Landingpage mit Bildern der Veranstaltung (wenn mehrtägig)
Nach dem Event
- Dankesmail an alle Teilnehmer
- Informationsmail an alle nicht angemeldeten Empfänger mit Rückblick auf das Event
Einige Marketing Automation Tools entpuppen sich als wahre Alleskönner. Da in den Systemen alle Kundendaten verwaltet und in Echtzeit synchronisiert werden, können sie alle Mailings logisch in einem Workflow verknüpfen. Bereits angemeldete Teilnehmer werden automatisch aus der Empfängerliste für die 2. Einladungsrunde genommen. Teilnehmer, die sich nach dem ersten Mailing bereits abgemeldet haben, werden kein zweites Mailing erhalten usw.
Ausserdem vermerkt das System wie sonst auch, welche Personen die zum Download angebotenen Daten geklickt haben – ein Ansatzpunkt für konkrete Verkaufsgespräche (Leads) ist somit eindeutig gegeben.
Bei einer guten Vorbereitung kann die Nutzung von Marketing Automationssystemen für Events nicht nur einiges an Zeit sparen und Professionalität in der Kommunikation schaffen, sondern Kundenbindung und Verkauf wie gewünscht pushen.
