Integrationen zwischen Systemen garantieren effiziente und weniger fehleranfällige Prozesse als manuelle Arbeitsschritte. Doch was, wenn eines Ihrer Systeme keine vorgefertigte Schnittstelle besitzt?
Vermutlich handelt es sich dann um ein sogenanntes Legacy-System. In unserem digitalen Alltag, in dem Innovationen im Minutentakt erfolgen, scheinen Legacy-Systeme wie ein Relikt aus einer vergangenen Ära. Doch trotz ihres Alters sind sie in vielen Unternehmen immer noch im Einsatz und nicht selten tragende Säulen des Tagesgeschäfts.
Die Integration dieser veralteten Systeme mit modernen Technologien stellt oft eine grosse Herausforderung dar, die jedoch zumeist unvermeidlich ist.
In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die Gründe für die Persistenz von Legacy-Systemen und beleuchten die verschiedenen Ansätze für eine erfolgreiche Integration.
Probleme und Risiken von Legacy-Systemen
Die Entscheidung, Legacy-Systeme beizubehalten, basiert oft auf komplexen Managementüberlegungen und der Bedeutung dieser Systeme für den täglichen Betrieb. Die Systeme sind häufig stark in Geschäftsprozesse integriert, was ihre Ablösung aufwändig und riskant macht.
Legacy-Systeme können das Wachstum eines Unternehmens aber auch behindern, wenn sie keine Möglichkeit bieten, auf neue Funktionen und Dienste zuzugreifen. Sie verursachen hohe Wartungskosten, die im Laufe der Zeit exponentiell steigen und die Anpassungsfähigkeit der Organisation an neue Technologien erheblich einschränken kann.
- Sicherheitslücken
Legacy-Systeme sind oft veraltet, nutzen veraltete Software und Hardware. Die Systeme werden anbieterseitig möglicherweise nicht mehr regelmässig mit Sicherheitspatches aktualisiert, was sie anfällig für Cyberangriffe macht. Hacker können diese Schwachstellen ausnutzen, um sensible Daten zu stehlen oder das gesamte System zu kompromittieren.
Legacy-Systeme sollten daher in einem separaten Netzwerksegment isoliert und mit einer starken Firewall ausgestattet werden, um den Angriffspunkt zu minimieren. Auch wenn es keine offiziellen Patches mehr gibt, sollten Legacy-Systeme regelmässig auf bekannte Schwachstellen überprüft werden. In einigen Fällen können Workarounds entwickelt werden, um bekannte Schwachstellen zu schliessen oder kritische Komponenten ersetzt werden, ohne einen vollständigen Systemwechsel zu benötigen.
Darüber hinaus bieten spezialisierte Anbieter Lösungen zur Sicherung veralteter Systeme an und Mitarbeiter sollten über die Risiken von Phishing-Angriffen und anderen Cyberbedrohungen geschult werden.
- Mangelnde Skalierbarkeit
Legacy-Systeme wurden oft für eine bestimmte Arbeitslast und ein bestimmtes Geschäftsvolumen entwickelt. Wenn das Unternehmen wächst oder sich die Geschäftsanforderungen ändern, können diese Systeme Schwierigkeiten haben, die erhöhte Belastung zu bewältigen. Dies kann zu Leistungsproblemen, Ausfallzeiten und einer beeinträchtigten Benutzererfahrung führen.
Durch die Integration mit mehreren, skalierbaren Systemen wirken wir dieser mangelnden Flexibilität und Anpassungsfähigkeit entgegen. Häufig wird die Benutzererfahrung für den Mitarbeiter dadurch sogar verbessert, da auch die Benutzeroberflächen und Zusammenhänge in moderneren Programmen meist besser abschneiden als in umfassenden Legacy-Systemen.
- Hohe Wartungskosten
Die Wartung von Legacy-Systemen kann sehr kostspielig sein. Da diese Systeme oft veraltet sind, können Ersatzteile und technische Unterstützung schwer zu finden und teuer sein. Darüber hinaus kann es schwierig sein, qualifiziertes Personal zu finden, das sich mit diesen alten Technologien auskennt.
Durch die Konsolidierung mehrere Legacy-Systeme in einem neuen, einzigen System lassen sich solche Wartungskosten reduzieren. Routineaufgaben wie das Erstellen von Backups oder das Überwachen von Systemressourcen können zudem oft automatisiert werden. Auch künstliche Intelligenz kann zur Vorhersage von Ausfällen und zur Optimierung der Wartung eingesetzt werden.
Mittels dieser Integrationen synchronisieren Sie Ihr E-Mail-Postfach und das CRM. Dadurch können E-Mails direkt in HubSpot protokolliert und verfolgt werden. Erstellen Sie Erinnerungen und Aufgaben mit nur einem Klick. Greifen Sie in Ihrem Mailing-Programm auf Kontakte aus HubSpot zurück und verwenden Sie die E-Mail-Vorlagen und Sequenzen verwenden, die Sie in HubSpot angelegt haben.
Die Herausforderung der Legacy-System-Integration
Um konkurrenzfähig zu bleiben und die rasanten technologischen Entwicklungen in vollem Masse zu nutzen, stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre wichtigen, doch veralteten, Legacy-Systeme mit modernen Anwendungen zu integrieren. Diese Integration kann komplex und zeitaufwendig sein, birgt jedoch auch grosse Chancen für Effizienzsteigerungen und Innovation. Folgende Punkte sollten Sie vor einer Integration jedoch gut durchdenken:
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Technische Inkompatibilität
- Unterschiedliche Technologien und Programmiersprachen
- Veraltete Datenformate und Standards
- Mangelnde Dokumentation und fehlendes Know-how für die Integration
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Sicherheitsrisiken
- Anfälligkeit für Cyberangriffe aufgrund veralteter Sicherheitsmassnahmen
- Schwierige Integration von modernen Sicherheitsstandards
- Risiken wie Datenverlust, Systemausfall
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Kostspielige Wartung
- Hohe Kosten für die Aufrechterhaltung alter Systeme und deren Anpassung
- Limitierte Verfügbarkeit Support
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Geschäftliche Einschränkungen
- Hindernisse bei der digitalen Transformation wegen Festhalten an alter Systeme
- Begrenztes Know-how im Umgang mit den neuen System seitens der Mitarbeiter
- Verzögerte Innovationsprozesse
Strategien zur Integration von Legacy-Systemen
Um diese Herausforderungen zu meistern, können Unternehmen verschiedene Integrationsstrategien anwenden:
- Schnittstellenbasierte Integration
Bei dieser Methode werden Schnittstellen zwischen dem Legacy-System und modernen Systemen geschaffen, um den Datenaustausch zu ermöglichen. Ein konkretes Beispiel eines unserer Kunden ist die Integration eines Legacy-Kassensystems mit der modernen CRM-Plattform HubSpot. Durch die Beibehaltung des Legacy-Systems wurde nur minimal in den Arbeitsalltag der Thermenwelt eingegriffen, doch die Nutzererfahrung deutlich erhöht und im Hintergrund ein mächtiges Programm für Marketingautomatisierung geschaffen.
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- Herausforderung: Legacy-Systeme sind oft in veralteten Programmiersprachen entwickelt und schwer zu modernisieren.
- Lösung: Durch die Verwendung von Schnittstellentechnologien wie SOAP oder REST APIs können Daten zwischen den beiden Systemen ausgetauscht werden. Google Cloud kann als Middleware dienen, um die Kommunikation zu erleichtern.
- Datenmigration
Die Datenmigration beinhaltet die Übertragung von Daten aus dem Legacy-System in ein neues System, oft verbunden mit Datenbereinigung und -transformation. Ein Beispiel ist die Migration von Kundendaten, Verkaufshistorie und Marketingkampagnendaten aus einem Legacy-CRM-System in ein moderneres CRM-System. Durch einen automatischen Austausch in regelmässigen Zeitabständen können so beide Systeme nebeneinanderher laufen, bis das Legacy-System in Teilen oder vollständig abgelöst werden kann. Dies passiert häufig bei Unternehmensfusionen.
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- Herausforderung: Datenqualität und -konsistenz können bereits im alten System beeinträchtigt sein.
- Lösung: Sorgfältige Datenbereinigung und -transformation sowie die Verwendung geeigneter Datenmigrationswerkzeuge sind entscheidend.
- Anwendungsmodernisierung
Die Anwendungsmodernisierung zielt darauf ab, das Legacy-System mit neuen Technologien zu aktualisieren. Ein Beispiel ist die Modernisierung einer veralteten E-Commerce-Plattform. Vor zwanzig Jahren waren User Journey, Designmöglichkeiten und Programmiersprachen nicht auf dem heutigen Stand. Demnach sind solche Plattformen nicht nur weniger kundenorientiert und schön anzuschauen, sie benötigen auch mehr Ressourcen in der Verwaltung und Instandhaltung. Ein Austausch einer veralteten Programmiersprache mit Java, Python oder ähnlichem kann die Instandhaltung deutlich erleichtern. Auch die Integration von Drittanwendungen ist eine Möglichkeit, die User Journey zu verbessern oder Daten nahtlos in Marketingautomationen zu überführen.
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- Herausforderung: Hohe Kosten und Risiken bei der Modernisierung komplexer Systeme.
- Lösung: Phasenweise Modernisierung, Cloud-Migration und die Entwicklung von APIs können helfen, die Herausforderungen zu bewältigen.
- Cloud-Migration
Die Cloud-Migration beinhaltet die Verlagerung des Legacy-Systems in eine Cloud-basierte Umgebung. Dies kann Skalierbarkeit, Flexibilität und Kosteneffizienz verbessern.
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- Herausforderung: Kompatibilitätsprobleme und Sicherheitsbedenken bei der Migration.
- Lösung: Sorgfältige Planung, Testen und die Nutzung geeigneter Cloud-Migrationstools sind entscheidend.
Durch die Anwendung dieser Strategien können Unternehmen ihre Legacy-Systeme erfolgreich integrieren und die Vorteile moderner Technologien nutzen.
- Kontinuierliche Überwachung und Optimierung
Nach Abschluss der Integration überwachen Sie die Leistung der Systeme und identifizieren Verbesserungspotenziale. Optimieren Sie die Integration kontinuierlich, um sicherstellen, dass sie den sich entwickelnden Geschäftsanforderungen entspricht.
Von Alt zu Neu: Erfolgreiche Legacy-System-Integration
Legacy-Systeme stellen moderne Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen. Von Sicherheitslücken und mangelnder Skalierbarkeit bis hin zu hohen Wartungskosten sind die Probleme vielfältig und komplex. Dennoch gibt es bewährte Lösungen, von Datenmigration und schrittweiser Modernisierung bis hin zur Nutzung von Cloud-Lösungen. Diese Ansätze helfen Unternehmen, Risiken zu minimieren und ihre IT-Infrastruktur zukunftssicher zu machen.
Kontaktieren Sie unsere Experten für eine individuelle Einschätzung und Planung Ihrer Programmintegration mit einem Legacy-System.
