Immer mehr Unternehmen greifen auf digitale bzw. virtuelle Events zurück, um Ihren Interessenten und Kunden weltweit spannende Erlebnisse zu bieten. In Zeiten der Globalisierung für viele Unternehmen ein Muss! Aber auch Unternehmen, die sich auf ein Land fokussieren, haben den nahezu unausweichlichen Trend zu „virtual Events“ bzw. digitalen Veranstaltungen erkannt.
Was braucht es, um ein digitales Event zu organisieren?
Die Grundlage eines guten Events ist in der Regel eine Landingpage, auf der das Event ggf. mit seiner Agenda, veranstaltenden Personen und möglichen Vorteilen für die Teilnehmer vorgestellt wird. Diese Seite beinhaltet ein Formular, über welches sich die Interessenten für das Event anmelden können. Um möglichst viel Traffic auf dieser Landingpage zu generieren, können beispielsweise personalisierte Einladungen via E-Mail an bestehende Leads bzw. Kunden versendet oder Anzeigen über Social-Media-Kanäle geschaltet werden.
Nach dem Ausfüllen des Formulars sollten die Interessenten eine personalisierte Betätigung der Anmeldung per E-Mail erhalten. Diese muss alle relevanten Informationen wie Datum, Zeit, Ansprechpartner und Zugangsdaten für die Teilnahme am Online-Event beinhalten. Weiterhin empfiehlt es sich, kurz vor Beginn der Veranstaltung eine Erinnerungsmail an die angemeldeten Leads zu verschicken, um möglichst viele Teilnehmer zu gewinnen. Eine persönliche Danksagung für die Teilnahme per Mail nach dem Event ggf. mit einer kleinen Zusammenfassung der Event-Highlights oder wichtigsten Informationen gehört zum guten Ton. In diesem Zuge kann weiterer Content angeboten werden, um Leads bzw. Kunden fester zu binden.
Komponenten im Überblick:
- Ansprechende Landingpage mit Anmeldeformular
- E-Mail-Kommunikation rund um das Event (Bestätigung, Erinnerung, Danksagung)
- Integration eines Kalendertools
- Integration eines Webinar- bzw. Videokonferenz-Tools
- Workflows zum Aufsetzen einer vollautomatischen Kampagne
International Events – Hubspot Marketing Automation
Mit der Marketing Automation Plattform (inkl. Content-Management-System und Customer-Relationship-Management) ist das Aufsetzen eines digitalen Events mit vollautomatischer Kampagnengestaltung ganz unkompliziert. Dank vieler Integrationsmöglichkeiten können Sie Ihre bestehenden Systeme mit Hubspot verknüpfen und das komplette Setup in einem Tool managen. Die E-Mail-Einladungen können dabei über Personalisierungs-Token unter anderem eine persönliche Ansprache und den persönlichen Ansprechpartner beinhalten. Dies kann ganz simpel über Smart Content realisiert werden. Das Erstellen von Kontaktlisten und die entsprechende Zuordnung zu den Kontaktverantwortlichen (Contact Ownern) ist in Hubspot im Handumdrehen erledigt. Wenn Sie Interessenten aus verschiedenen Ländern und Zeitzonen einladen möchten, können Sie einen zeitzonenspezifischen E-Mailversand einrichten. Die Kontakte erhalten die Zeitzonen-Property dabei über das Formular bei der Anmeldung. Entsprechend des ausgewählten Herkunftslandes bzw. der Zeitzone können Sie die Emailkommunikation über Workflows in HubSpot anlegen und den Teilnehmer Ihren zeitzonenspezifischen Zugang via E-Mail senden. Zusätzlich ist es möglich, einen ICS-Link anzubieten, damit Nutzer den Termin heruntergeladen und direkt in ihrem persönlichen Kalender speichern können. So gestalten Sie eine personalisierte, vollautomatische, international ausgerichtete Kampagne für Ihr Online-Event.
Beispiel Workflow: Von der Landingpage zum richtigen Event
Sollten Sie Social Media-Anzeigen für Ihre Kampagne schalten wollen, können Sie diese ebenfalls über HubSpot managen.
Als HubSpot Platin Partner unterstützt W4 Sie gerne beim Setup Ihres digitalen Events.
Beispiele HubSpot Integrationen
- CRM-Tools wie Salesforce, Freshdesk, Odoo, SalesBenefits, QuarterOne, SSIS Integration Toolkit u. v. m.
- Videokonferenz-Tools wie GoToWebinar, Zoom, ClickMeeting Webinars, WebinarGeek u. v. m.
- Kalender-Tools wie Calendly, Google Calendar, Outkool Calendar, Setmore, Arrangr, Zoom Meeting Assistant u. v. m.
- CMS-Tools wie Canva, Beacon, StoryChief, Atomic Al, Wix App, Ceros u. v. m.
