CRM-Systeme im Vergleich: Die besten Lösungen für Unternehmen 2025

Ein effektives Kundenbeziehungsmanagement (Customer Relationship Management) entscheidet mittlerweile über den Erfolg oder Misserfolg eines jeden Unternehmens. Produkte und Dienstleistungen überschwemmen den Markt, doch wie Sie Ihre (potenziellen) Kunden begrüssen und betreuen, macht letztendlich den Unterschied. 

Ein auf Ihr Unternehmen zugeschnittenes CRM-System kann nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch tiefere Kundenbeziehungen ermöglichen und somit massgeblich zu Ihrem Wachstum beitragen. 

Doch welche Systeme sind im Jahr 2025 die besten Optionen für Ihr Unternehmen? Lesen Sie es in unserem nachfolgenden Artikel.

Was Ist ein CRM-System?

CRM-Systeme sind Softwarelösungen, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Interaktionen und Beziehungen zu aktuellen und potenziellen Kunden zu verwalten und zu optimieren. Es sammelt und organisiert Kundendaten aus verschiedenen Quellen, wie z. B. Website-Formularen, Social Media Interaktionen, E-Mailkommunikation und durch manuelle Ergänzungen aus persönlichen Verkaufsgesprächen. 

Durch die Analyse dieser Daten können Unternehmen wertvolle Erkenntnisse über das Verhalten, die Bedürfnisse und Präferenzen ihrer (potenziellen) Kunden gewinnen. Diese Erkenntnisse können genutzt werden, um Marketingkampagnen zu personalisieren, Verkaufschancen zu identifizieren, den Kundenservice zu verbessern und die Kundenbindung zu stärken.

CRM-Systeme im Wandel

Moderne CRM-Systeme gehen über die reine Datenspeicherung hinaus und bieten eine Vielzahl von Funktionen, wie z.B. Lead-Management, Verkaufschancen-Tracking, Kundensegmentierung, Marketing-Automatisierung, Kundenservice-Tools und Social-Media-Integration. Sie decken fast jeden Schritt der sogenannten Customer Journey ab.

Darüber hinaus nutzen viele CRM-Systeme künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen, um Daten zu analysieren, Muster zu erkennen und Vorhersagen über das Kundenverhalten zu treffen. Diese Technologien ermöglichen es Unternehmen, ihre Kundeninteraktionen noch besser zu personalisieren und ihre Geschäftsprozesse zu optimieren.

Eigenschaften eines CRM-Systems

Ein modernes CRM-System bietet eine Vielzahl von Funktionen, die darauf abzielen, die Kundenkommunikation zu verbessern und interne Abläufe zu optimieren. Zu den wichtigsten Eigenschaften gehören:

Zentrale Datenbasis

Ein CRM konsolidiert alle Kundeninformationen – Kontaktdaten, Kommunikationshistorie, Kaufverhalten, Präferenzen und mehr – an einem zentralen Ort. Dies ermöglicht einen umfassenden Überblick über jeden Kunden und erleichtert die personalisierte Interaktion.

Automatisierung von Prozessen

Viele repetitive Aufgaben im Vertrieb, Marketing und Kundenservice lassen sich durch ein CRM automatisieren. Dazu gehören beispielsweise das Versenden von Follow-up E-Mails, die Lead-Qualifizierung oder das Erstellen von Berichten. Dies spart Zeit und Ressourcen und ermöglicht es Ihren Teams, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.

360-Grad Kundensicht

Durch die Zusammenführung aller Kundeninteraktionen in einem System erhalten Sie eine vollständige 360-Grad-Sicht auf jeden einzelnen Kunden. Dies ermöglicht es Ihnen, seine Bedürfnisse besser zu verstehen, personalisierte Angebote zu erstellen und einen konsistenten Kundenservice zu gewährleisten.

Mobilität

Viele moderne CRM-Systeme bieten mobile Apps oder sind responsiv gestaltet, sodass Ihre Teams auch unterwegs auf wichtige Kundendaten und Funktionen zugreifen können. Dies ist besonders für Aussendienstmitarbeiter oder Vertriebsteams von Vorteil.

Integrationen

Ein gutes CRM lässt sich nahtlos in andere wichtige Geschäftsanwendungen integrieren, wie beispielsweise E-Mail-Marketing Tools, Buchhaltungssysteme, ERP-Software oder Social Media Plattformen. Dies sorgt für einen reibungslosen Datenfluss und vermeidet Silos.

Analyse und Reporting

CRM-Systeme bieten umfangreiche Analyse- und Reporting-Funktionen, mit denen Sie wichtige Kennzahlen wie Vertriebsleistung, Marketing-ROI oder Kundenzufriedenheit verfolgen können. Diese Einblicke helfen Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen und Ihre Strategien kontinuierlich zu verbessern.

Benutzerfreundlichkeit

Eine intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche ist entscheidend für die Akzeptanz und effektive Nutzung eines CRM-Systems durch Ihre Mitarbeiter. Eine einfache Bedienung reduziert den Schulungsaufwand und steigert die Produktivität.

Datensicherheit und Konformität

Ein professionelles CRM-System gewährleistet hohe Sicherheitsstandards für Ihre sensiblen Kundendaten und unterstützt Sie bei der Einhaltung der Datenschutzverordnungen (z. B. DSGVO, revDSG, etc.) durch entsprechende Funktionen und Prozesse.

Warum ein CRM für Unternehmen unverzichtbar ist

Ein CRM-System (Customer-Relationship-Management) nicht mehr bloss ein nettes Extra, sondern ein entscheidender Faktor für nachhaltigen Erfolg und Wachstum. Es bildet das Rückgrat für kundenorientierte Strategien und effiziente Geschäftsprozesse. 

1. Ein CRM trägt zu besseren Kundenbeziehungen bei

• 360-Grad-Kundenansicht: Ein CRM-System ermöglicht es Ihnen, alle relevanten Kundeninformationen – von Kontaktdaten über Kaufhistorie bis hin zu Serviceanfragen – zentral und übersichtlich zu speichern. Dadurch erhalten Sie ein umfassendes Bild jedes Kunden und können personalisierte Interaktionen gestalten.
• Individuelle Kommunikation: Durch die Kenntnis der Kundenbedürfnisse und -präferenzen können Sie massgeschneiderte Angebote erstellen, relevante Inhalte bereitstellen und eine Kommunikation auf Augenhöhe führen. Dies stärkt das Vertrauen und fördert die Loyalität Ihrer Kunden.
• Kundenbindung: Ein CRM-System hilft Ihnen, Kundenfeedback zu sammeln und auszuwerten, um die Kundenzufriedenheit kontinuierlich zu verbessern. Durch gezielte Annahmen zur Kundenbindung können Sie Abwanderung verhindern und langfristige Beziehungen aufbauen.

2. Ein CRM trägt zur Effizienzsteigerung bei

• Automatisierung von Routineaufgaben: Die meisten CRM-Systeme übernehmen neben der Speicherung Ihrer Kundendaten auch repetitive Aufgaben wie Datenvervollständigung, Lead-Qualifizierung und den Versand von Lead Nurturing oder After Sales Follow-up E-Mails, wodurch Ihre Mitarbeiter entlastet werden und sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können.
• Optimierte Prozesse: Durch die Abbildung Ihrer Vertriebs-, Marketing- und Kundenserviceprozesse im CRM-System können Sie Engpässe identifizieren, Workflows optimieren und die Zusammenarbeit zwischen den Teams verbessern.
• Zeit- und Kostenersparnis: Die Automatisierung und Prozessoptimierung führen zu einer deutlichen Effizienzsteigerung, wodurch Sie auch Zeit und Kosten sparen und Ihre Ressourcen optimal einsetzen können.

3. Ein CRM trägt zu einer besseren Vertriebsleistung bei

• Effektives Lead-Management: Ein CRM-System ermöglicht es Ihnen, Leads zu erfassen, zu qualifizieren und zu priorisieren, sodass sich Ihre Vertriebsmitarbeiter auf die vielversprechendsten Verkaufschancen konzentrieren können.
• Verkaufschancen-Tracking: Durch die Verfolgung des Fortschritts jeder Verkaufschance können Sie den Vertriebszyklus verkürzen, Engpässe frühzeitig erkennen und gezielte Massnahmen ergreifen, um den Abschluss zu fördern.
• Vertriebs-Pipeline-Management: Ein CRM-System bietet Ihnen eine klare Übersicht über Ihre Vertriebs-Pipeline, sodass Sie den Status jeder Verkaufschance einsehen, Prognosen erstellen und Ihre Vertriebsaktivitäten strategisch planen können.

4. Ein CRM erleichtert Ihnen gezieltes Marketing

• Kundensegmentierung: Ein CRM-System ermöglicht es Ihnen, Ihre Kunden anhand demografischer Daten, Kaufverhalten und anderer Kriterien zu segmentieren, um zielgruppenspezifische Marketingkampagnen zu erstellen.
• Personalisierte Inhalte: Durch die Analyse der Kundenpräferenzen können Sie relevante Inhalte erstellen und personalisierte Angebote bereitstellen, die die Aufmerksamkeit Ihrer Zielgruppe auf sich ziehen und die Conversion-Rate erhöhen.
• Marketing-Automation: Ein CRM-System automatisiert Marketingaufgaben wie E-Mailversand, Social Media Posting und Lead Nurturing, wodurch Sie Zeit sparen und die Effektivität Ihrer Marketingkampagnen steigern können.

5. Ein CRM erleichtert und verbessert Ihren Kundenservice

• Schneller Zugriff auf Kundeninformationen: Ein CRM-System bietet Ihren Servicemitarbeitern einen schnellen und einfachen Zugriff auf alle relevanten Kundeninformationen, sodass sie Anfragen effizient bearbeiten und personalisierten Support bieten können.
• Self-Service-Optionen: Durch die Integration einer Wissensdatenbank oder FAQ-Bereichs in Ihr CRM-System können Kunden selbstständig Antworten auf ihre Fragen finden, wodurch die Anzahl der Supportanfragen reduziert und die Kundenzufriedenheit erhöht wird.
• Service-Level-Tracking: Ein CRM-System ermöglicht es Ihnen, Service-Level-Agreements (SLAs) zu definieren und die Einhaltung zu überwachen, um sicherzustellen, dass Ihre Kunden einen schnellen und zuverlässigen Support erhalten.

5 TOP CRM Systeme FÜR 2025 im Vergleich

Angesichts der Vielzahl an verfügbaren CRM-Lösungen kann die Auswahl überwältigend sein. Um Ihnen dabei zu helfen, haben wir fünf herausragende Plattformen hervorgehoben, die 2025 wirklich etwas bewegen werden – jede mit ihren eigenen Stärken und idealen Anwendungsfällen.

Als HubSpot Diamond Partner für die Schweiz und Deutschland schätzen wir die Vorteile von HubSpot sehr – daher ist es nur sinnvoll, dort anzufangen. Wir haben selbst erlebt, wie leistungsstark und anpassungsfähig HubSpot für eine Vielzahl von Unternehmen sein kann, und sind überzeugt, dass es derzeit eine der überzeugendsten CRM-Plattformen ist.

Die Wahl des richtigen CRM ist jedoch keine Universallösung. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Ziele, Arbeitsabläufe und Herausforderungen. Obwohl wir stolz auf die enge Zusammenarbeit mit HubSpot sind, bietet Ihnen dieser Überblick einen ausgewogenen Überblick über fünf herausragende Plattformen, die die CRM-Landschaft 2025 prägen werden.

HubSpot: Benutzerfreundlich, skalierbar und auf Wachstum ausgelegt

HubSpot gilt als führendes CRM-System für kleine und mittelständische Unternehmen – und das aus gutem Grund. Die grosszügige kostenlose Version enthält viele wichtige Funktionen und ist somit auch für Einsteiger geeignet. Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich und intuitiv, und dank gestaffelter Preispakete lässt sich die Plattform nahtlos mit Ihrem Unternehmen skalieren.

Vorteile:

• Kostenlose Version mit vielen Basisfunktionen
• Kontinuierlicher Launch von neuen Funktionen
• Skalierbar durch unterschiedliche Packages
• Sehr benutzerfreundliche Oberfläche
• Starke Marketing & Sales Automatisierungen (mit eigener KI)
• Umfangreicher App-Marketplace mit vielen Integrationen
• Guter Kundenservice und Support

Nachteile:

• Kostenpflichtige Versionen können schnell teuer werden
• Für sehr komplexe Anforderungen möglicherweise nicht immer ausreichend anpassbar

Was HubSpot wirklich auszeichnet, ist die nahtlose Integration von Marketing-, Vertriebs- und Kundenservice-Tools, die alle auf intelligenter Automatisierung und KI basieren. Von Lead-Tracking über E-Mail-Pflege bis hin zu detaillierten Berichten bietet es alles, was Sie für nachhaltiges Wachstum benötigen.

Allerdings können die Kosten mit Premium-Funktionen schnell steigen, und hochkomplexe Anpassungsanforderungen erfordern möglicherweise ein flexibleres System.

Für wen ist es geeignet?

HubSpot eignet sich besonders gut für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs), Start-ups und Unternehmen, die einen starken Fokus auf Inbound-Marketing legen oder ihre Sales-Pipeline immer im Blick haben möchten.

Salesforce: Kraftprotz für grosse und stark individualisierte Unternehmen

Salesforce ist weiterhin führend in puncto Tiefe, Flexibilität und Enterprise-Kompatibilität. Der modulare Aufbau ermöglicht hochgradig individuelle Konfigurationen, und das Ökosystem (einschliesslich des AppExchange-Marktplatzes) bietet nahezu unbegrenzte Integrations- und Erweiterungsmöglichkeiten.

Vorteile

• Sehr umfangreiche und hochgradig anpassbare Plattform
• Breites Spektrum an Funktionen für Vertrieb, Marketing und Service
• Grosser AppExchange mit zahlreichen Erweiterungen
• Geeignet für Unternehmen jeder Grösse

Nachteile

• Kann komplex und teuer in der Implementierung und Nutzung sein
• Benutzeroberfläche kann für Einsteiger etwas unübersichtlich sein

Ob Sie grosse Marketingkampagnen durchführen, globale Vertriebsteams managen oder komplexe Support-Workflows bereitstellen – Salesforce ist dafür bestens geeignet. Mit der unfangreichen Leistungsfähigkeit gehen jedoch auch höhere Komplexität und Kosten einher. Die Implementierung und Wartung von Salesforce kann zeitaufwändig sein, insbesondere für Unternehmen ohne eigenes technisches Team.

Für wen ist es geeignet?

Salesforce ist ideal für grössere Unternehmen und Konzerne mit komplexen Anforderungen und spezifischen Anpassungsbedürfnissen.

Weclapp: The All-in-One-Lösung für E-Commerce-Unternehmen

Weclapp zeichnet sich durch die Kombination von CRM-Funktionalitäten mit ERP- und Projektmanagement-Funktionen in einer einzigen Plattform aus. Dieser All-in-One-Ansatz macht die Lösung besonders attraktiv für Online-Händler und E-Commerce-Unternehmen, die ihre Abläufe optimieren möchten.

Vorteile

• Umfassende Lösung mit CRM, ERP und Projektmanagement in einem
• Besonders geeignet für E-Commerce-Unternehmen
• Gute Integration mit Shop-Systemen
• Flexible Preismodelle

Nachteile

• Fokus stark auf E-Commerce, daher für andere Branchen möglicherweise weniger passend
• Benutzeroberfläche könnte moderner sein

Mit nativen Integrationen für Shop-Systeme und flexiblen Preismodellen bietet Weclapp eine umfassende Lösung, die alles von der Bestandsverwaltung bis zur Kundenbindung abdeckt. Der Fokus auf E-Commerce ist zwar eine grosse Stärke, dieser Nischenansatz kann jedoch die Attraktivität für Unternehmen anderer Branchen einschränken.

Für wen ist es geeignet?

Weclapp ist eine ausgezeichnete Wahl für kleine und mittelständische E-Commerce-Unternehmen, die eine integrierte Lösung suchen.

Monday CRM: Visuell, teamversiert und flexibel

Wenn Sie bereits mit den Projektmanagement-Tools von Monday.com vertraut sind, wird Ihnen Monday CRM wie eine natürliche Erweiterung erscheinen. Die Plattform ist visuell ansprechend und kollaborativ und somit ideal für Teams, die Wert auf anpassbare Workflows und intuitive Dashboards legen.

Vorteile

• Visuell ansprechende und kollaborative Plattform
• Sehr flexibel und anpassbar für verschiedene Anwendungsfälle
• Gute Projektmanagement-Funktionen integriert
• Einfache Integrationen mit anderen Tools

Nachteile

• CRM-Funktionen sind im Vergleich zu spezialisierten CRMs weniger tiefgehend
• Preismodell kann bei vielen Nutzern teuer werden

Monday CRM lässt sich leicht an Ihre spezifischen Prozesse anpassen, und die nativen Projektmanagement-Funktionen sind ein großer Vorteil. Wer jedoch umfassende CRM-Funktionen sucht – insbesondere in Bereichen wie erweiterter Automatisierung oder Kundenservice –, wird die Plattform im Vergleich zu herkömmlichen Optionen möglicherweise etwas eingeschränkt finden.

Für wen ist es geeignet?

Monday CRM ist gut geeignet für Teams, die Wert auf visuelle Zusammenarbeit und flexible Workflow-Gestaltung legen und ein CRM suchen, das sich gut in ihre bestehenden Projektmanagement-Prozesse integrieren lässt.

Pipedrive: Intuitiv und mit Fokus auf Sales

Pipedrive wurde speziell für Vertriebsteams entwickelt und bietet eine optimierte Erfahrung mit Fokus auf Pipeline-Management, Deal-Tracking und Automatisierung. Dank der visuellen Gestaltung ist der Status jedes Leads und die erforderlichen Massnahmen zur Geschäftsabwicklung leicht ersichtlich.

Vorteile

• Fokus auf Vertriebsmanagement und Pipeline-Visualisierung
• Sehr benutzerfreundlich und intuitiv
• Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, besonders für kleinere Teams
• Starke Sales-Automatisierungsfunktionen

Nachteile

• Marketing- und Service-Funktionen sind weniger umfangreich als bei anderen Anbietern
• Weniger Anpassungsmöglichkeiten im Vergleich zu Salesforce

Trotz seiner Einfachheit bietet Pipedrive leistungsstarke Automatisierungsfunktionen und ein überzeugendes Leistungsversprechen für kleinere Teams. Die Marketing- und Servicefunktionen sind jedoch nicht so umfangreich und bieten möglicherweise nicht die Anpassungsmöglichkeiten grösserer Plattformen.

Für wen ist es geeignet?

Pipedrive ist ideal für kleine und mittlere Vertriebsteams, die ein fokussiertes und einfach zu bedienendes CRM zur Lead- und Pipeline-Verwaltung suchen.

Gerne, hier ist der Text auf Deutsch, wobei "ß" durch "ss" ersetzt wurde:

So verändert CRM Ihre Arbeitsweise

Einer der grossten Vorteile eines CRM-Systems ist, wie viel vernetzter und effizienter Ihre Abläufe werden. Anstatt mit verstreuten Tabellen zu jonglieren oder sich auf das individuelle Gedächtnis zu verlassen, hat Ihr gesamtes Team Zugriff auf eine einzige verlässliche Informationsquelle.

Das bedeutet, dass Vertriebsmitarbeiter die gesamte Historie der Kundeninteraktionen auf einen Blick sehen können. Marketingteams können Kampagnen basierend auf echtem Kundenverhalten statt auf Annahmen entwerfen. Und Servicemitarbeiter können schnell und mit Kontext reagieren, was jede Support-Erfahrung reibungsloser und personalisierter macht.

Auch die Automatisierung spielt hier eine Schlüsselrolle. Viele CRM-Tools erledigen sich wiederholende Aufgaben wie das Senden von Folge-E-Mails, das Protokollieren von Anrufen und das Verfolgen des Lead-Status. Dadurch hat Ihr Team Zeit, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, die wirklich etwas bewirkt – Beziehungen aufzubauen, Geschäfte abzuschliessen und wichtige Probleme zu lösen.

Ein weiterer unterschätzter Vorteil ist die Mobilität. Da die meisten modernen CRMs mobilen Zugriff oder responsives Design bieten, können Ihre Teams überall in Verbindung bleiben – vom Büro aus, unterwegs oder im Aussendienst.

Und da kein Unternehmen im luftleeren Raum agiert, funktionieren gute CRMs auch gut mit anderen. CRM-Integrationen mit Marketing-Tools, Buchhaltungssoftware, ERP-Systemen oder Social-Media-Plattformen helfen, Datensilos zu beseitigen und Ihre Arbeitsabläufe reibungslos zu gestalten.

Darüber hinaus ermöglichen Ihnen Analyse- und Berichtsfunktionen, das zu messen, was wichtig ist – sei es die Vertriebsleistung, der Kampagnen-ROI oder die Kundenzufriedenheit. Diese Erkenntnisse können strategische Entscheidungen leiten und Ihnen helfen, sich kontinuierlich zu verbessern.

Warum CRM nicht länger optional ist

Wenn sich das alles wie ein "Kann-man-haben" anhört, bedenken Sie Folgendes: In einer Welt, in der die Kundenerwartungen steigen und der Wettbewerb immer schärfer wird, wird ein CRM-System schnell unerlässlich.

Stärkere Kundenbeziehungen entstehen nicht zufällig. Sie erfordern Kontext, Konsequenz und Personalisierung. Wenn jeder in Ihrem Unternehmen auf die gleichen aktuellen Informationen zugreifen kann, fühlen sich Kunden gesehen und verstanden, nicht hin- und hergeschickt oder vergessen.

Zusätzlich helfen CRM-Systeme Teams, intelligenter zu arbeiten, indem sie Routineaufgaben automatisieren und alltägliche Prozesse optimieren. Die so gesparte Zeit und Energie kann dann in wirkungsvollere Arbeiten reinvestiert werden, wie z.B. die Pflege von Leads oder die Verfeinerung der Strategie.

Dies wiederum hat einen direkten Effekt auf den Umsatz. Besseres Lead-Management, schnellere Reaktionszeiten und eine klare Sicht auf Ihre Vertriebspipeline bedeuten, dass Ihr Team sich auf die richtigen Gelegenheiten zur richtigen Zeit konzentrieren kann.

Auch Marketingbemühungen werden zielgerichteter und effektiver. Mit detaillierten Kundenprofilen und Segmentierungstools können Sie Inhalte und Kampagnen erstellen, die wirklich Anklang finden – weil sie auf echten Daten und nicht auf Vermutungen basieren.

Und wenn es um den Kundenservice geht, kann ein CRM-System ein Game-Changer sein. Mit sofortigem Zugriff auf vergangene Interaktionen und Präferenzen können Support-Teams Probleme schneller lösen und persönlichere Hilfe leisten. Einige Systeme bieten sogar Self-Service-Portale an, die Kunden Antworten geben, bevor sie überhaupt Kontakt aufnehmen müssen.

Abschliessende Gedanken

Ein gut gewähltes CRM-System ist nicht nur ein Produktivitätsschub. Es ist das Rückgrat einer kundenorientierten Strategie und eine Grundlage für langfristiges Wachstum. Es hilft Ihnen, Ihr Publikum zu verstehen, seine Erfahrungen zu personalisieren und intelligentere Entscheidungen auf jeder Ebene Ihres Unternehmens zu treffen.

Jede der von uns untersuchten CRM-Plattformen hat etwas Einzigartiges zu bieten. Die beste für Sie hängt von Ihren Zielen, Ihrem Team und der Arbeitsweise Ihres Unternehmens ab.

Wir bei W4 sind darauf spezialisiert, Unternehmen dabei zu helfen, das Beste aus ihrer CRM-Investition herauszuholen – insbesondere mit HubSpot, wo wir ein zertifizierter Platinum Partner sind. Egal, ob Sie ein System zum ersten Mal implementieren oder eine bestehende Einrichtung optimieren möchten, wir sind hier, um Ihnen zu helfen, Ihre Kundendaten in Geschäftsergebnisse umzuwandeln.

Wenn Sie bereit sind, Ihre Kundenbeziehungen zu verbessern und Ihre Abläufe zu optimieren, würden wir uns freuen, von Ihnen zu hören. Lassen Sie uns sprechen.