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Software-Integration: Ein essentieller Guide für moderne Unternehmen


Lena Beeg | Lena Beeg / Oktober 19, 2023

Daten sind die essenzielle Grundlage für zielgerichtetes Marketing und einen effizienten Vertrieb – Software Integration ist dabei oft unerlässlich, wenn man eine vollständige, konsistente sowie zentrale Datengrundlage schaffen möchte. In einem erfolgreichen Unternehmen arbeiten verschiedene Abteilungen eng und effizient zusammen, um den (potenziellen) Kunden zielgerichtet relevante Informationen und einen bestmöglichen Service zukommen zu lassen. Die Mitarbeitenden benötigen hierbei ein gemeinsames Fundament, auf dem der Unternehmenserfolg vorangetrieben werden kann. Software-Integrationen ermöglichen die notwendige Konsolidierung und können für Übersichtlichkeit, eine effiziente Arbeitsweise sowie eine optimierte Customer Experience sorgen. 

Nutzen Sie beispielsweise eine Plattform von HubSpot wie den CMS Hub, Marketing Hub, Sales Hub oder den Service Hub, sind verschiedene Software-Integrationen möglich, um eine zentrale und fundierte Datengrundlage zu erstellen. Lesen Sie mehr dazu auf unserer Webseite Integration Services.

Ein Headless Content Management System ermöglicht ebenfalls die Integration verschiedener Software zur Darstellung des Contents auf Ihrer Website. Durch die Entkopplung von Front-end und Back-end können Inhalte aus verschiedenen Umsystemen oder Systemen von Drittanbietern abgerufen und dargestellt werden. Dies ermöglicht eine besondere Flexibilität und Effizienz für Ihre Content Pflege. Lesen Sie mehr dazu in unserem gratis Whitepaper:

Mehr zu Headless CMS

Headless CMS - Software Integration

Ob CMS, CRM, Sales-Software oder andere Software bzw. Tool: Mit dem entsprechenden Know-how sind viele Integrationen möglich, die uns die tägliche Arbeit angenehmer und effizienter gestalten können. Nach anfänglichen Mehrkosten lohnen sich Software-Integrationen oft schnell und verbessern die Zusammenarbeit verschiedener Teams signifikant.

Inhaltsverzeichnis:
  1. Was ist Software-Integration?    
    1.1. Definition und Grundlagen   
    1.2. Historischer Kontext und Entwicklung   
  2. Die Relevanz der Software-Integration für Unternehmen   
    2.1. Effizienzsteigerung und Prozessautomatisierung   
    2.2. Datenkonsistenz und Informationsfluss   
    2.3. Verbesserung der Kunden- und Mitarbeitererfahrung   
    2.4. Agilität und Skalierbarkeit   
  3. Haupttypen der Software-Integration   
    3.1. Punkt-zu-Punkt-Integration   
    3.2. Prozessbasierte Integration   
    3.3. Middleware-basierte Integration   
    3.4. Cloud-basierte Integration   
  4. Herausforderungen bei der Software-Integration   
    4.1. Technische und Kompatibilitätsprobleme   
    4.2. Sicherheitsaspekte   
    4.3. Kostenmanagement   
  5. Fallbeispiele aus der Praxis   
    5.1. Integration von CRM und ERP   
    5.2. Cloud-Strategien   
    5.3. Verbindung von Legacy-Systemen und modernen Lösungen   
  6. Fazit

Was ist Software-Integration?

Definition und Grundlagen

Der Begriff “Software Integration” beschreibt den Prozess, verschiedene Software-Anwendungen, Systeme oder Komponenten miteinander zu verknüpfen, um einen einwandfreien Datenaustausch sicherzustellen. Ziel ist also, die optimale Zusammenarbeit verschiedener Teile eines Software-Ökosystems an einer zentralen Stelle.

In Zeiten von Big Data und der rasant voranschreitenden Digitalisierung ist die Integration verschiedener Software immer wichtiger. Es gilt, eine enorme Menge und Vielfalt an Daten zu speichern und zu verarbeiten, sodass Unternehmen diese gewinnbringend nutzen können. 

Software Integration kann in verschiedenen Unternehmensbereichen relevant sein: im Marketing, Vertrieb, Personalmanagement, Kundenservice etc. Ob ERP-Software, BI-Software, HR-Software, DMS/ECM-Software oder CRM-Software – je nach Unternehmen und bestehendem Set up der IT-Infrastruktur gibt viele Anlaufstellen für mögliche Integrationen, die Prozesse vereinfachen und Daten konsolidieren.  
Kurzum: Die Integration ist notwendig, um den Daten Herr zu werden, Unternehmensprozesse zu optimieren und (potenziellen) Kunden eine optimale Customer Experience zu bieten. 

Historischer Kontext und Entwicklung

Die gesammelten Datenmengen waren noch vor ein paar Jahren in vielen Unternehmen wesentlich geringer, als dies heute der Fall ist. Händisch sind die Daten in der Regel nicht mehr zu pflegen. 

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Quelle: Statista – Volumen der jährlich generierten/replizierten digitalen Datenmenge weltweit von 2010 bis 2022 und Prognose bis 2027

Weltweit steigt das Volumen der jährlich generierten/replizierten digitalen Datenmenge enorm. Das liegt zum einen daran, dass viele Unternehmen erkannt haben, dass Daten das Gold unseres Zeitalters sind. Die Analyse der Daten ermöglicht es Unternehmen, ihre Interessenten und Kunden besser zu verstehen und passgenaue Inhalte anzubieten, um den Kundenerwartungen möglichst zu entsprechen bzw. diese noch zu übertreffen. 

Das Angebot an Software ist mit der Vielfältigkeit von Unternehmen, deren Spezialisierungen und spezifischen Bedürfnissen sowie den sich stetig wandelnden Kundenbedürfnissen gestiegen.  

Als die Computertechnologie noch in den Kinderschuhen steckte, wurden Systeme unabhängig voneinander betrieben und Daten manuell zwischen den verschiedenen Systemen manuell übertragen. Dies war enorm zeitaufwendig und fehleranfällig.

Es folgte die sogenannte Batch-Integration, bei der durch Batch-Verarbeitungssysteme in regelmässigen Intervallen Daten zwischen verschiedenen Anwendungen verschoben werden konnten. Dabei gab es immer noch eine grosse Zeitverzögerung und eine manuelle Konfiguration war nötig. In den 1980er und 1990er Jahren kamen die Middleware-Technologien auf, die eine Integration vereinfachten. Sie ermöglichten eine schnellere Kommunikation zwischen Softwares und die Transformation von Datenformaten. 
Mit der Einführung von Web Services-Protokollen wurde die Integration über das Internet einfacher. Die Kommunikation zwischen Anwendungen, unabhängig von ihrer Programmiersprache oder Plattform war nun möglich. Darauf folgten in den 2000er Jahren RESTful APIs, die die bestehende HTTP-Infrastruktur nutzten, um einfache Schnittstellen für die Integration bereitzustellen. Mit der Entwicklung von Cloud-Computing-Diensten gewann die Integration von Cloud-Anwendungen und On-Premises-Systemen an Bedeutung. Sie ermöglichen Integrationsdienste und APIs für einen nahtlosen Datenaustausch.

Weiterhin begannen Unternehmen mittels API-Management und Integration-as-a-Service (iPaaS) spezialisierte Plattformen für die Verwaltung von APIs und die Integration von Software zu nutzen. In modernen Anwendungsarchitekturen sind Microservices und Container-Orchestrierung weit verbreitet. Letztere ermöglicht die einfache Bereitstellung und Skalierung von Microservices. Zudem gewinnen Low-Code und No-Code-Integration an Bedeutung, da selbst Mitarbeitende ohne umfangreiche Programmierkenntnisse derartige Integrationen erstellen können. Dank des technologischen Fortschritts und Plattformen, die immer benutzerfreundlicher und intuitiver werden, kann in visuellen Entwicklungsumgebungen und teilweise vorgefertigten Integrationsangeboten eine umfassende Software Integration mitunter recht einfach vorgenommen werden.

Die Relevanz der Software-Integration für Unternehmen

Effizienzsteigerung und Prozessautomatisierung

Software Integration kann zur Automatisierung von Aufgaben und Prozessen dienen. Arbeitsschritte, die vorher manuell erledigt wurden, können so automatisch ablaufen, wodurch eine signifikante Zeitersparnis entsteht und menschliche Fehler reduziert werden. Mitarbeitende können sich dank dieser Prozessoptimierung auf strategische Aktivitäten konzentrieren und müssen sich nicht länger mit einer umständlichen Datenpflege befassen. Zudem ist die automatische Generierung und Pflege von Leads dank smarter Software Integration möglich. Die Einbindung von Marketing Automation Software und CRM-Systemen in eine zentrale Plattform sorgt für eine verbesserte Zusammenarbeit von Marketing- und Sales-Teams. Informationen zu Leads, Kunden und Marketingkampagnen sind für alle Teams leicht zugänglich. Der Verkaufsprozess kann so signifikant beschleunigt werden, womit eine Umsatzsteigerung einhergehen kann. 

Beispielsweise hat die B2B-Abteilung von Babbel, einer beliebten Sprachlern-App, durch die Automatisierung von Sales- und Marketing-Prozessen via HubSpot die “Average Deal Size” innerhalb eines Jahres verdreifacht. Auch einer der führenden Hersteller von Heiz-, Industrie- und Kühlsystemen Viessmann konnte dank der Integration von Marketing Automation seine Leadgenerierung um 200% steigern.

Datenkonsistenz und Informationsfluss

Durch die Integration verschiedener Anwendungen und das zentrale Speichern sowie Pflegen von Daten verbessert sich die Datengenauigkeit. Mitarbeitende können Informationen in einem System bearbeiten, wodurch alle Mitarbeitenden eine gemeinsame Arbeitsgrundlage haben und fundierte Entscheidungen treffen können. Automatisierte Workflows oder Sequenzen aktualisieren gegebenenfalls die Daten – je nach Aktionen bzw. Interaktion der Nutzer und (potenziellen) Kunden. Die Daten werden dabei in Echtzeit zwischen verschiedenen Systemen synchronisiert.

Integrationen ermöglichen es, Kundendaten aus verschiedenen Quellen zu kombinieren. Dank einer vollständigen Datenlage können Marketing- und Sales-Teams ihre (potenziellen) Kunden näher kennenlernen sowie ihre Bedürfnisse und Erwartungen besser verstehen. 
Es entsteht ein umfassendes Kundenprofil, das zielgerichtete sowie personalisierte Marketingkampagnen und Verkaufsstrategien nicht nur möglich macht, sondern geradezu verlangt, um langfristig den Unternehmenserfolg zu sichern.

Ausserdem erleichtert eine zentralisierte Datenquelle die Aufrechterhaltung von Konsistenz und Datenintegrität, da Änderungen und Aktualisierungen an einer einzigen Stelle vorgenommen werden. Die Datenverwaltung wird erheblich vereinfacht und die Datensicherheit ist ebenfalls einfacher zu gewährleisten, da Sicherheitsrichtlinien und Zugriffskontrollen zentral verwaltet werden können. Weiterhin ist eine bessere Skalierbarkeit gegeben und Datenqualitätsstandards und -richtlinien sind leichter durchzusetzen in einem konsolidierten System.

Verbesserung der Kunden- und Mitarbeitererfahrung

Software Integrations können den Nutzern eine nahtlose, benutzerfreundliche und konsistente  Customer Experience (Kundenerfahrung) bieten. Ziel sollte es sein, dass die (potenziellen) Kunden problemlos zwischen verschiedenen Plattformen und Diensten wechseln können. Unternehmensseitig können Reaktionszeiten enorm verkürzt werden dadurch, dass Daten und Prozesse effizienter verwaltet werden. Somit können Kundenanfragen und -probleme schneller bearbeitet werden, was wiederum die Kundenzufriedenheit erhöht. 

Beispielsweise könnten den Nutzern auf einen Blick verschiedene Informationsquellen geboten werden, die im Hintergrund verknüpft sind und alle wichtigen Daten in einem System vereinen. Im folgenden Bild sind 5 Informationsquellen zu erkennen: 1. die W4 Academy, 2. informative Blogbeiträge, die eventuell schon die Frage des Nutzers beantworten können, 3. ein ChatBot, der Workflow- und KI-gestützt Antworten bieten kann, 4. ein Pop-up zur Newsletter-Anmeldung und 5. der Website-Text des Unternehmens, der beim Scrollen erscheint.  

W4 Website Software Integration

Quelle: W4 Website – Software Integration am Beispiel der W4

Der Nutzer kann sich seine präferierte Informationsquelle wählen und das Marketing- sowie Sales-Team erhält alle relevanten Nutzerdaten zentralisiert in einem System. Anfragen können so einfach weitergegeben werden, ohne dass der Nutzer die Anfrage oder Informationen mehrfach angeben muss. 

Durch die Integration von Kundendaten in verschiedene Softwareanwendungen können Unternehmen personalisierte Angebote, Empfehlungen und Unterstützung bereitstellen. Dadurch zeigt das Unternehmen, dass es sich wirklich mit dem Kunden als Individuum auseinandersetzt und seine Kunden wertschätzt – ein weiterer Pluspunkt in puncto Kundenzufriedenheit. Die Integration von Software bietet auch die Möglichkeit für Kunden, Informationen selbstständig abzurufen oder einfache Aufgaben, wie zum Beispiel das Verfolgen einer Bestellung vom Lager bis zur Lieferung an der Haustür, selbst zu erledigen. Dieser Aspekt kann eine zusätzliche Entlastung für Mitarbeitende darstellen. 

Die Integration von Überwachungs- und Fehlererkennungssystemen befähigt Unternehmen dazu, Probleme bereits im Frühstadium zu erkennen und zu beheben, bevor sie sich auf Kunden auswirken können. Derartige Systeme bieten den Mitarbeitenden mehr Sicherheit und unterstützen sie bei der Qualitätssicherung.  

Agilität und Skalierbarkeit

Durch Software und System Integration kann, wie bereits näher ausgeführt, eine Effizienzsteigerung stattfinden. Die manuelle Dateneingabe wird reduziert, menschliche Fehler minimiert und die vorhandenen Ressourcen besser genutzt. Diese Aspekte und automatisierte Prozesse machen die Mitarbeitenden freier, sodass Aufgaben schneller und flexibler erledigt werden können. Zudem können sie dank Integration in Echtzeit auf wichtige Daten zugreifen und müssen diese nicht erst mühsam zusammentragen. Diese sofortige Verfügbarkeit aktueller Informationen hilft, Kundenanfragen schnell zu beantworten und Probleme rasch zu lösen.

Ein weiterer Pluspunkt: Integrierte Systeme lassen sich leicht an veränderte Anforderungen anpassen und erweitern.Unternehmen sind also anpassungsfähiger an Marktveränderungen, was in unserer schnelllebigen Zeit immer mehr an Bedeutung gewinnt. Es kann so besser auf ein schnelles Unternehmenswachstum reagiert oder die Etablierung neuer Geschäftsbereiche einfach umgesetzt werden. Neue Software und Tools lassen sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren.

Haupttypen der Software-Integration

Punkt-zu-Punkt-Integration

Wie die Bezeichnung bereits erahnen lässt, sind bei der Punkt-zu-Punkt-Integration spezifische Anwendungen oder Systeme direkt miteinander verbunden. Es gibt dabei keine zentrale Middleware oder Plattform, über die ein Daten- bzw. Informationsaustausch stattfindet. Individuelle Verbindungen/Schnittstellen zwischen den Anwendungen sorgen für den Informationsfluss. Sobald mehrere Anwendungen ins Spiel kommen wird es allerdings schnell unübersichtlich, zu komplex und schwer zu verwalten. Dadurch ist die Skalierbarkeit begrenzt und es ist ein enormer Aufwand für Fehlerbehebungen oder Aktualisierungen nötig. Zudem ist keine zentrale Instanz vorhanden, die den Datenaustausch zwischen den Systemen überwacht oder steuert. Damit ist in puncto Sicherheit ein klarer Minuspunkt zu verbuchen. Schwachstellen in einem der integrierten Systeme können sich sogar leicht auf die gesamte Integration auswirken und diese signifikant gefährden. 

Ein typisches Anwendungsbeispiel ist der direkte Datenaustausch zwischen Datenbanken mittels SQL-Abfragen oder Datenbank-Connectivity-Tools. Auch Anwendungen, bei denen APIs (Application Programming Interfaces) zur Verfügung gestellt werden, können als Punkt-zu-Punkt-Integration fungieren. Dabei können andere Anwendungen über HTTP- oder RESTful-APIs auf andere Systeme zugreifen. Weiterhin können benutzerdefinierte Skripte, Webhooks oder spezielle Adapter bzw. Konnektoren zum direkten Datenaustausch zwischen Anwendungen dienen. 

Prozessbasierte Integration

Wie der Name schon verrät, bezieht sich die prozessbasierte Integration auf die Verknüpfung von Geschäftsprozessen und -systemen. Ziel ist der nahtlose Informationsfluss von Daten und Aufgaben zwischen verschiedenen Anwendungen. Verschiedene Abteilungen im Unternehmen können dadurch einfacher und effizienter zusammenarbeiten. Zur prozessbasierten Integration gehört beispielsweise die Automatisierung von Aufgaben und Aktivitäten sowie Workflows oder Orchestrierungen, die für die Ablaufsteuerung von Aufgaben und Daten zwischen verschiedenen Anwendungen zuständig sind. Oft ist dabei Datenmapping und -transformation erforderlich, um eine korrekte Verarbeitung der Daten im Zielsystem sicherzustellen. Die Vorteile dieser Art von Integration sind, dass sie das Generieren von Benachrichtigungen und Rückmeldungen ermöglicht, sie in der Regel gut skalierbar sowie flexibel sind und der Zustand von Geschäftsprozessen nachvollziehbar ist. 

Middleware-basierte Integration

Bei der Middleware-basierten Integration fungiert eine Software als Vermittler zwischen verschiedenen Anwendungen und Systemen. Die vermittelnde Instanz sorgt für eine reibungslose Kommunikation und optimalen Datenaustausch zwischen den verschiedenen Anwendungen über verschiedene Technologien und Plattformen hinweg. 
Dabei bietet die Middleware oft Mechanismen zur Datensicherung, -überwachung und -sicherheit von Transaktionen und Prozessen. Sie ermöglicht eine Konsolidierung verschiedener Daten aus verschiedenen Systemen, ist in der Regel gut skalierbar und bietet Prozessautomatisierung. Zudem kann mit einer Middleware eine ereignisgesteuerte Integration umgesetzt werden. Das bedeutet, dass zum Beispiel ein Ereignis wie das Abschliessen einer Bestellung als Auslöser für die Aktivierung eines Integrationsprozesses fungieren kann. 
Middleware-Lösungen sind flexibel und anpassbar, womit sie ideal für zukünftige Technologieänderungen gerüstet sind. Weitere Vorteile dieser Integrationsart sind…

  • Kosteneinsparungen z.B. durch die Rationalisierung & Automatisierung von Geschäftsprozessen
  • Effizienzsteigerung durch einen reibungslosen Daten- und Informationsaustausch
  • schnellere Markteinführungen möglich (durch die schnelle Integration neuer Anwendungen)
  • hervorragende Flexibilität und Skalierbarkeit
  • bietet oft erweiterte Sicherheitsfunktionen (zentrale Zugriffskontrolle & Verschlüsselung)
  • Redundanzreduzierung & verbesserte Datenkonsistenz
  • fördert gute Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Teams
  • u. v. m.

Cloud-basierte Integration

Bei dieser Art der Integration erfolgt die Verbindung zwischen verschiedenen Anwendungen und Datenquellen über eine Cloud-Plattform. Cloud-Dienste und -Technologien dienen als zentrale Komponenten. Beispiele Integrationsplattformen und -dienste übers Internet sind Amazon Web Services (AWS), Microsoft Azure Integration Services, Google Cloud Pub/Sub und viele andere.
Diese Dienste werden immer beliebter, da sie maximale Flexibilität bieten und oft kosteneffizienter sind als der Aufbau und die Wartung eigener Integrationsinfrastrukturen. Die Bereitstellung ist in der Regel recht einfach, da benutzerfreundliche Tools und Schnittstellen angeboten werden. Weiterhin sind folgende Vorteile von Cloud-basierten Integrationen attraktiv:

  • Echtzeit-Datenübertragungen
  • autorisierte Benutzer haben Zugriff von überall
  • strikte Sicherheits- und Compliance-Anforderungen
  • geringere Wartungslast (Grossteil wird oft von Cloud-Anbietern übernommen)
  • Redundanz- und Ausfallsicherheitsfunktionen
  • Standortunabhängigkeit (fördert Expansion in neue Märkte)
  • hohe Innovationsgeschwindigkeit der Cloud-Integration Anbieter
  • u. v. m.

Herausforderungen bei der Software-Integration

Technische und Kompatibilitätsprobleme

Es könnte passieren, dass die Schnittstellen der zu integrierenden Softwarekomponenten nicht kompatibel mit dem bestehenden System sind. Hier lohnt sich eine umfassende Prüfung vorab!
Zudem sollten die verschiedenen Versionen von Anwendungen berücksichtigt werden, um Versionskonflikte zu vermeiden. Wenn unterschiedliche Versionen von Bibliotheken, Frameworks oder Plattformen verwendet werden, können Probleme bei der Ausführung und Interaktion aufkommen. Es könnte auch vorkommen, dass Daten in unterschiedlichen Formaten vorliegen, fehlerhaft sind oder nicht synchronisiert werden können. Eventuell könnte es auch zu Leistungsbeeinträchtigungen des Gesamtsystems kommen. Dies könnte auf ineffiziente Datenbankabfragen, erhöhte Netzwerklast oder andere Faktoren zurückzuführen sein. All diese Aspekte gilt es vorab sorgfältig zu prüfen, um Integrationsaufwand nicht umsonst zu betreiben. 

Unsere Tipps: Nehmen Sie sich die Zeit bei der Integration, eine umfassende Dokumentation der integrierten Softwarekomponenten und Schnittstellen zu erstellen, um die spätere Wartbarkeit und Fehlerbehebung zu erleichtern. Es empfiehlt sich auch, ein vollumfängliches Testing durchzuführen und entsprechende Testumgebungen und -verfahren zu entwickeln, um die korrekte Funktionalität aller Komponenten zu gewährleisten. Dies kann zunächst aufwändig sein, lohnt sich aber auf jeden Fall langfristig. 

Oft bieten namhafte Plattformen bereits eine Vielzahl von Integrationen mit ausführlichen Guides für die Implementierung an.

HubSpot in Marketplace 1600 x 900

Quelle: HubSpot 

Sicherheitsaspekte

In puncto Sicherheit ist auf folgende Punkte zu achten:

  • Authentifizierung und Autorisierung: Es ist sicherzustellen, dass nur berechtigte Benutzer und Anwendungen auf die integrierten Systeme zugreifen können.
  • Datenintegrität: Es müssen geeignete Sicherheitsmechanismen implementiert werden, um Datenmanipulation oder -beschädigung zu verhindern. Hier empfiehlt sich eine Verschlüsselung.
  • Die Vertraulichkeit sensibler Daten sollte stets gesichert sein. Dabei sind Verschlüsselungen und sichere Kommunikationsprotokolle erforderlich.
  • Auch die Schnittstellen zwischen den Systemen müssen sicher gestaltet sein.
  • APIs sollten gegen Angriffe wie API-Spoofing oder Brute-Force-Angriffe abgesichert sein.
  • Eine Protokollierung und Überwachung für sicherheitsrelevante Aktivitäten ist zu empfehlen (z.B. um potenzielle Angriffe zu erkennen).
  • Regelmässige Updates und Patches sind erforderlich für ein solides Patch-Management, das Sicherheitslücken schliesst.
  • Auch wenn sämtliche Integrationen hervorragend umgesetzt sind, sollte stets ein Plan für die Notfallwiederherstellung vorhanden sein.
  • Mitarbeitende sollten für die Sicherheitsaspekte der Integration sensibilisiert und geschult werden.

Diese Punkte stellen eine Auswahl einiger wichtiger Aspekte der Sicherheit von Integrationen dar. Je nach vorhandenen Systemen, Anforderungen, Anwendungen und weiteren Gegebenheiten können die Sicherheitsanforderungen stark variieren. Hier muss im Einzelfall entschieden werden, welche Sicherheitsaspekte relevant und umzusetzen sind. Sie planen eine Integration und wünschen Beratung zu Sicherheitsaspekten Ihrer Integration? Unser Entwickler-Team unterstützt Sie gerne dabei

Kostenmanagement

Ob eine Integration wirtschaftlich sinnvoll ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. In jedem Fall lohnt es sich, vorab eine Kosten-Nutzen-Analyse durchzuführen, um eine fundierte Entscheidung treffen zu können und unnötige Kosten zu vermeiden. Folgende Fragen sollten bei einer derartigen Analyse beachtet werden:

  • Welche Kosten kommen mit der Integration auf das Unternehmen zu? (Software- & Entwicklungskosten sowie Kosten für Schulung, Support, Hardware-Upgrades und laufende Betriebskosten)
  • Welchen Nutzen soll die Integration bringen? (Ziel klar definieren, um Zielerreichung bewerten zu können)
  • Wann ist der Return on Investment (ROI) erreicht? (dies klärt, ob die Investition wirtschaftlich sinnvoll ist)
  • Welchen Zeitrahmen beansprucht die Umsetzung der Integration?
  • Welche Risiken können mit der Integration verbunden sein und möchte man diese eingehen? (z. B. technische Risiken, Sicherheitsrisiken und geschäftliche Risiken)
  • Welche Alternativen gibt es zur Integration und gewinnt die Integration den Vergleich? (z. B. Verwendung von SaaS-Plattformen oder die Neugestaltung von Geschäftsprozessen)
  • Welche langfristigen Auswirkungen hat die Integration? (z. B. Skalierbarkeit der Lösung, zukünftige Wartungskosten und Anpassungsfähigkeit)
  • Welche Kennzahlen sind aussagekräftig für das tatsächliche Überwachen des Nutzens und den Fortschritts der Integration?

Für die Analyse können natürlich je nach Anwendung und Eigenschaften des Unternehmens weitere Aspekte relevant sein. Es ist jedoch unerlässlich eine derartige Analyse zu erstellen, um sicherzustellen, dass die Softwareintegration im Einklang mit den Geschäftszielen steht.

Fallbeispiele aus der Praxis

Integration von CRM und ERP

Die Integration von Customer Relationship Management (CRM) und Enterprise Resource Planning (ERP) muss besonders gut durchdacht und umgesetzt werden, da es sich hierbei um grundsätzlich verschiedene Daten geht – zum einen Kundendaten und zum anderen Unternehmensdaten wie Finanzen, Inventar und Lieferketten. Diese Integration ist somit abteilungsübergreifend relevant und kann ein echter Gewinn sein, wenn die Datenintegrität und Sicherheit gewährleistet sind.

Beispielsweise lässt sich das HubSpot All-in-One-CRM in Odoo ERP integrieren, sodass Unternehmen in kürzester Zeit eine bidirektionale Echtzeitsynchronisierung zwischen diesen beiden Tools einrichten können. Dabei können die HubSpot Properties mit den vordefinierten oder benutzerdefinierten Odoo Properties verknüpft bzw. “gematched” werden. Die Vorteile sind vielfältig: Zum Beispiel können durch die Integration genauere Angebote erstellt und bessere Prognosen erstellt sowie Doppelarbeit vermieden werden, da die Vertriebsmitarbeitenden auf dem aktuellen Stand bezüglich Bestand und Kosten des Unternehmens sind. Mehr zum Thema lesen Sie auch HIER.

Cloud-Strategien

Es gibt mittlerweile viele verschiedene Varianten von Cloud-Integrationen, um Cloud-basierte Dienste, Anwendungen und Plattformen nahtlos miteinander zu verbinden. 

Oft wird eine klassische Datenintegration vorgenommen, bei der Daten aus verschiedenen Quellen und Systemen in der Cloud gesammelt, konsolidiert und synchronisiert werden, um einen zentralen sowie umfassenden Überblick für Entscheidungsfindungen zu erhalten. 
Auch die Anwendungsintegration ist sehr beliebt: Hierbei werden Cloud-basierte Anwendungen und Services mit den bestehenden On-Premises-Anwendungen verbunden. Weiterhin ist es möglich, SaaS-Anwendungen (“Software-as-a-Service”) in die bestehende IT-Infrastruktur zu integrieren. Zudem nutzen immer mehr Unternehmen Cloud-Integration, um mobile Apps und Dienste nahtlos mit Unternehmensressourcen zu verknüpfen – beispielsweise für Vertriebsmitarbeiter, die viel mit Mobile Devices arbeiten und die Daten sofort synchronisieren möchten.

Unternehmen können auch Daten aus einer Vielzahl von vernetzten Geräten und Sensoren, sogenannte IoT-Daten (“Internet of Things”) sammeln, analysieren und in ihre Geschäftsprozesse dank Cloud-Integration integrieren. Im E-Commerce-Bereich sind Cloud-Integrationen ebenfalls sehr verbreitet, um Online-Verkaufsplattformen, Zahlungsabwicklungsdienste und Lagerverwaltungssysteme zu verbinden.
Dabei ist natürlich auch ein Multi-Cloud-Management möglich, bei dem verschiedene Daten und Anwendungen zwischen verschiedenen Clouds verbindet und migriert werden können. 
Mehr zu den verschiedenen Arten des Cloud-Computings lesen Sie HIER.

Cloud_Modelle_Software_Integration

Ein Auszug von Vorteilen:

  • nahtloser  Informationsaustausch zwischen verschiedenen Anwendungen
  • Datenkonsolidierung für umfassenden Überblick & fundierte Entscheidungsgrundlage
  • optimale Datenintegrität
  • IT-Infrastruktur nach Bedarf skalieren (Ressourcen flexibel hinzufügen oder freigeben)
  • umfassende Insights in Geschäftsleistung dank Cloud-basierten Analyse- und Business-Intelligence-Tools
  • Durchsetzung von Sicherheitsrichtlinien und Compliance-Anforderungen über verschiedene Cloud-Dienste hinweg
  • schnelle Bereitstellung
  • Zugriff von überall
  • i. d. R. kosteneffizienter, da nur genutzte Ressourcen und Dienste bezahlt werden
  • bietet oft leistungsstarke Automatisierungstools
  • oft via energieeffiziente Rechenzentren und Server-Infrastrukturen (“Green-IT”)
  • u. v. m.

Verbindung von Legacy-Systemen und modernen Lösungen

Viele Unternehmen scheuen zunächst die Integration moderner Software mit veralteten Systemen aus verschiedenen Gründen, wie beispielsweise aus Angst, Daten zu verlieren, Mitarbeitende zu überfordern oder die Sicherheit der Systeme zu gefährden. Die Erfahrung hat jedoch gezeigt, dass die Verknüpfung von älteren Anwendungen mit neuerer Software oft ein echter Gewinn für Unternehmen ist, indem nicht nur die vielen Vorteile moderner Software genutzt werden können, sondern auch die “alten” Investitionen dadurch erhalten bleiben. Oft können so teure Upgrades oder vollständige Neuentwicklungen vermieden und Investitionen in ältere Technologien bewahrt werden.

Weiterhin können durch die Integration alter und neuer Technologien bestehende Geschäftsprozesse und -systeme bestehen bleiben, während schrittweise die Implementierung neuer Technologien stattfindet. Mitarbeitende werden durch diese sachte Einführung nicht überfordert und Unterbrechungen sowie Ausfallzeiten vermieden.
Unternehmen können ihre Systeme und Dienste so schrittweise erweitern und müssen nicht von Grund auf neu starten, um wachsenden Anforderungen gerecht zu werden. Dabei sind die Kosten kleinerer Integrationsprojekte besser zu überschauen, als beim kompletten Neuaufsetzen von Systemen. Oft ermöglicht eine Integration neuer Software in ältere eine schnellere Markteinführung als ein neues Set up – neue Funktionen und Dienste können dank Integration oft wesentlich schneller genutzt werden durch Erweiterung.

Zudem werden durch die weitere Nutzung vorhandener System Ressourcen geschont und Risiken durch die sukzessive Einführung neuer Software minimiert, da oft vorhandene Sicherheitsmassnahmen beibehalten und neue Sicherheitslösungen implementiert werden können.  

W4 hat beispielsweise BMG LABTECH mit seinen verschiedenen Standorten und unterschiedlichen CRM-Systemen geholfen, einen vollständigen sowie konsolidierten Überblick über Kundendaten und neue Leads zu gewinnen durch eine anspruchsvolle Schnittstellenentwicklung. 

BMG-Labtech

Dabei haben wir HubSpot als Tool zur Leadgenerierung aufgesetzt und Schnittstellen zu den CRM-Systemen Salesforce und Microsoft Dynamics entwickelt, um in den bestehenden Systemen eine synchronisierte, vollständige Datenlage zu erhalten. Die ganze Erfolgsgeschichte lesen Sie HIER

Unternehmen, die ihre Legacy-Systemen mit modernen Softwarelösungen integrieren möchten, sollten auf eine sorgfältige Planung und Umsetzung achten, um eine optimale Kommunikation zwischen den verschiedenen Anwendungen zu gewährleisten. Es empfiehlt sich hier auf eine detaillierte Integrationsstrategie und die Zusammenarbeit von IT- und Geschäftsteams zu setzen, um die Vorteile dieser Art der Integration voll auszuschöpfen.

Fazit

Wie die vorangegangenen Ausführungen verdeutlicht haben, bietet Software Integration eine Vielzahl von Vorteilen, die es zu nutzen gilt, um in der heutigen sowie zukünftigen Geschäftswelt mithalten zu können. Rasant voranschreitende technologische Entwicklungen, die allgegenwärtige Digitalisierung, Big Data, Globalisierung und die Zentralisierung von Daten machen ein Stagnieren in puncto Software nahezu unmöglich, wenn man den Unternehmenserfolg erhalten oder maximieren möchte. Durch Software Integration können Sie sich Vorteile wie eine verbesserte Effizienz in verschiedenen Abteilungen, Prozessautomatisierung, bessere Datenkonsistenz für fundierte Geschäftsentscheidungen, erhöhte Agilität und Skalierbarkeit sowie eine Verbesserung der Kunden- und Mitarbeitererfahrung sichern. 

Je nach Unternehmensgrösse, Branche, bestehenden Systemen und Anwendungen sowie sonstigen Gegebenheiten halten Software Integrationen dabei verschiedene Herausforderungen und Vorteile bereit. 
Ob und wie genau sich eine Software Integration in Ihrem Unternehmen lohnen kann, finden wir gerne mit Ihnen gemeinsam heraus. Unser Sales- und Entwickler-Team steht Ihnen für Fragen zu modernen Technologien und Software von CRM über CMS und Automation-Tools bis hin zu Cloud-Computing und Sales-Software zur Verfügung. Kommen Sie gerne auf uns zu! 

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Tags: CRM E-Commerce Retail

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